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从天士力管理实践探讨项目办公室的作用

时间：2018-12-27　　来源：《项目管理技术》作者：天士力制药股份有限公司李丹

这一方面，项目办主任有权组织该团队开展与项目管理有关的工作。项目管理专家协助项目办主任开展工作，在企业项目生命周期的各个阶段均起着重要的作用。具体包括：

（1）协助项目办主任建立、运行和维护企业的多项目管理体系。

（2）参与多项目的选择和评估工作，建议项目级别以及同级别项目的优先权顺序，并就跨项目的资源分配提出建议。

（3）参与项目团队的组建工作，指导项目经理按项目目标要求制订项目的执行计划，为时间和费用估计提供咨询，协助项目团队进行风险评估和量化。

（4）开发和实施项目管理分级培训，参与项目经理的内部认证工作，为项目提供咨询。

（5）参与多项目的验收、评价及奖励工作，提出候选的年度优秀项目清单。

2.3 公司项目信息员

公司项目信息员由项目办主任任命，负责公司级（A级）项目的信息收集、传递与处理，负责组织协调各部门项目信息员开展信息管理工作，向项目办主任汇报。具体包括：

（1）负责收集A级项目信息，管理A级项目档案，制定A级项目里程碑的检查表，监督A级项目的执行情况，向项目办主任汇报。

（2）负责组织各部门项目信息员定期召开会议，了解各部门项目进展情况，收集建议和意见，并就各级项目的信息定期向项目办主任汇报。

（3）按要求完成项目办主任交办的临时事务。

2.4 部门项目信息员

公司各部门均设有部门项目信息员，这些成员的确定是由项目办主任与每位职能部门经理进行协商后选择的结果，部门项目信息员主要负责自己所在部门的部门级（B级）和小组级（C级）项目的信息收集、传递与处理，有关项目信息管理方面的工作直接向项目办主任汇报，或在项目办主任授权下向公司项目信息员汇报。具体包括：

（1）负责收集本部门的B级和C级项目信息，管理本部门B级和C级项目档案，在项目验收前向公司项目信息员移交项目档案，制定本部门B级、C级项目里程碑的检查表，监督本部门B级、C级项目的执行情况，向项目办主任或公司项目信息员汇报。

（2）作为项目办公室设置在各部门的信息点，协调项目办公室与各职能部门之间的关系，传达贯彻项目办公室的各项要求。

（3）按要求完成项目办主任交办的临时事务。

3. 项目办公室在多项目管理各阶段的作用

项目办公室按照多项目管理生命周期的不同阶段和项目的不同级别，开发了项目信息管理流程图，明确了企业项目信息管理的工作程序和具体方法，实行标准化运作，采用表单的形式对项目立项、计划、实施进度、关键点、变更、完成与验收等方面进行统一管理和控制，如图2所示。

3.1 多项目立项阶段

该阶段的主要任务是进行项目选择、论证和优先权的评价。在这个阶段，定义问题显得特别重要，要解决什么问题，解决这些问题是为什么，一定要传达深层次的含义，这样有利于在项目执行过程中保持清醒的头脑和允许一定的偏差。各级项目的申请程序可以向组织内的任何人开放，申请人提出立项需求后，由申请人所在部门的经理自行组织项目粗论证后上报各个系统，由系统组织预论证后报项目办公室，最后，由项目办主任组织召开公司年度的项目论证会，特邀总经理主持，采取拟任项目经理汇报的方式来确定该项目是否立项，汇报的内容包括：项目立项的意义及效益评价，项目的目标（包括交付物、交付物的性能描述、预计的工期和预计的费用），为达到项目目标而制订的执行计划（可以是初步的），项目的风险分析与应对措施等，项目只有在论证会上获得半数以上专家的认可，才可以立项。对于已立项的项目，公司将给予资源支持，为了保证资源的合理配置，项目的优先级别必须清楚定义，原则上按A级、B级、C级的顺序递减，但是并不排除有些B级、C级项目由于涉及到企业的技术问题，而使其优先权上升的情况出现。多项目立项阶段的工作流程，如图3所示。

3.2 多项目计划阶段该阶段的主要任务是项目经理通

过分析项目的目标及特点，确定资源需求，组建项目团队，并组织项目团队的关键成员对项目制订详细的执行计划，执行计划应该包括范围计划、组织计划、进度计划、资源计划、风险计划和沟通计划等几个方面，同时项目办公室为了减少项目管理人员文档操作的麻烦，在对全员进行项目计划方面知识培训的基础上，提供相应的模板

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