从天士力管理实践探讨项目办公室的作用

时间：2018-12-27　　来源：《项目管理技术》作者：天士力制药股份有限公司李丹

摘要：很多企业在推行项目化管理时，总会遇到这样或那样的问题，解决这些问题的关键之处，是必须在企业内打造一个健全的项目化组织系统，而这个组织系统的核心，就是项目办公室。在此以天津天士力制药股份有限公司项目办公室的组织结构和角色职责为例，与读者共同探讨项目办公室在企业项目化各阶段中的重要作用。

关键词：项目办公室；项目分级；多项目管理生命周期

0. 引言

项目办公室（ProjectOffice）是企业项目管理（EPM）中常用的组织形式，来源于20世纪中期的大型军事项目。今天，随着各行业努力压缩产品生命周期、降低成本，并提高其可交付成果的质量，企业越来越多地求助于项目管理，项目办公室也越来越受到重视。

企业项目管理办公室的使命是通过成功地管理企业内的多项目，提高企业核心竞争能力，从而比竞争对手更好、更快、更省地推出新的产品或服务，使企业获得永续发展。在现实中，很多组织的各职能部门并没有真正地明白自己的使命，而是不断地追求各自局部利益的最大化，但实际上企业利益的最大化并不是各个局部利益最大化的简单加和，而是基于整个企业的。因此，不应该把项目办公室设成一个官僚机构，也就是说，项目办公室的成员不应该每天坐在办公室里等待信息，而应该主动地到现场去管理，这一点非常关键。

1. 项目办公室的组织结构

建立项目办公室的目的是管理好项目，而能够管好项目则是选择项目办公室成员的关键。在项目办公室设计之初就应该考虑其基本工作内容，并为这些工作内容招募相关的人员，运行一段时间后再根据工作内容的变化对人员进行调整，当工作内容增加不多时，应该首先考虑利用现有的人员消化掉这些工作，其次再考虑增加新的人员，以保证团队的稳定性及和谐性。“做正确的事”和“把事情做正确”两者都是重要的，而前者是基础，比后者更重要，基于此对天士力制药项目办公室的基本工作进行了定义，即项目的选择评估工作和项目过程监控工作，而对项目过程的监控，主要是靠信息管理工作。据此，构建了天士力制药项目办公室组织结构，如图1所示。

图中阴影部分即是项目办公室的结构，可以看出：项目办公室受总经理的直接领导，项目办主任向总经理汇报工作；项目办公室分为两个团队：项目管理专家团队和项目信息管理团队。

项目管理专家团队是组织中项目管理的智囊团，负责建立和维护企业多项目管理程序，按程序进行多项目的选择和评估，对项目团队进行培训和内部资格认证，为各项目合理配置和协调资源，为各项目提供咨询与指导，进行多项目验收和奖励，并对项目进行后评价等工作。项目信息管理团队为保证正确的决策提供必要的信息，其成员来自公司中的各个部门，根据公司项目的分级不同，负责收集项目信息，监督项目执行，并作为项目办公室设置在各部门的信息点，传达贯彻项目办公室的各项要求。

天士力制药的项目办公室是一个跨越各职能部门的矩阵式组织，对公司所有项目进行管理，向总经理报告工作，其成员均为兼职。

2. 项目办公室中的不同角色

2.1 项目办主任

项目办主任由总经理任命，一般为IPMP/PMP项目管理专家，直接受总经理的领导，负责协调其他项目管理专家以团队方式开展工作，指导项目信息管理团队工作，对公司所有项目工作进行管理，向总经理报告工作。具体包括：

（1）负责组织建立、运行和维护企业的多项目管理体系。

（2）负责组织开发各类管理模板，如项目计划管理模板。

（3）负责组织开发企业多项目管理信息系统（PMIS）。

（4）负责组织开发和实施项目管理分级培训课程，组织建立、运行和维护企业项目经理内部认证体系。

（5）负责指导信息团队监控项目运行，根据运行和偏差情况定期向总经理汇报。

（6）负责组织相关专家对项目进行立项评估和项目验收。

（7）负责组织每年度多项目的评奖工作。

（8）负责对所有项目进行总结和提炼，收集和整理经验教训。

（9）为企业提供有关项目管理的一切支持。

（10）对项目办公室的日常工作负责，同时作为项目管理专家承担其职能。

2.2 项目管理专家

从某种意义上讲，项目管理专家并不受项目办主任的直线领导，可能某些专家在组织中的行政级别比项目办主任要高，但单单从项目管理

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