企业项目办公室的职能研究

时间：2018-12-29　　来源：《工业工程》作者：西北工业大学欧立雄机电学院肖勇

织变得越来越复杂,对更具策略性的项目管理方法的需求不断增长。一个项目办公室的贡献来自于提供各方面的咨询和指导:使用项目管理方法和对风险对应的帮助、指导独特的方法帮助项目取得成功(同上级管理分享同样的观点),并且使项目成员同项目经理分担职责。由于项目办公室不是一个项目决策机构,而是一个项目的支持机构,项目办公室和项目经理一样是责大权小,因此项目办公室需要各个层面的大量支持:高级管理层的支持、项目规划的支持、项目团队的支持、项目绩效的支持、组织的支持、经济价值的支持等^[8]。

3)提供和安排PM培训

随着投入在项目基础上的管理业务的增多,项目管理培训的需求也在增加。同人力资源部一起,在技能设置方面项目办公室能扮演一个领导的角色,安排基于项目管理和相关软件的培训,还有在经济上支持管理培训和一对一的指导。

4)项目管理的知识管理

项目办公室能提供对系统收集和保存像课程学习以及模块的集中文档。典型的范围包括:项目实施记录(状态报告、差异分析、基线变更)、风险列表和别的风险管理文件、已成功项目和不成功项目的信息以及经验学习的信息。
2、国内外项目办公室职能比较

2.1　假设的模型假设模型见图2。

2.2　研究方法及工具

本文研究的数据来源于对很多跨国公司和中小企业的调查收集,这些公司在不同程度上采用了项目管理。本文利用了像问卷调查、专家访问和评论会议这几种数据收集方法,研究的被调查者是不同程度上参与了项目办公室工作的管理层面的职员,既包括国外的数据,也包括国内的数据,比如,国外数据中很多相关的信息来自于项目的参与者^[9]。笔者的数据处理用数据统计处理软件SPSS11.0。

2.3　数据样本

研究的第一份数据以美国项目管理协会2000成员作为研究对象,一共1000份调查报告被随机地分发到北美一个35880人口的地方,总共收到234份(23.4%)的反馈,其中234份是随机变量,52份是特定变量,总体上可以作为一个随机样本的参考。

这份研究的另一份数据来自于我国陕西省西安市高薪区所做的300份调查报告,西安高薪区地源广阔,我们的调查均匀分布在高薪区的整个范围内,总共收到91份(30.3%)的反馈,这意味着样本的类型是随机样本。

2.4　数据结果

项目办公室的4个职能和变量设置如下。

ST为PM标准和方法,KN为项目管理知识管理,TR为项目管理培训,CN为项目管理咨询和支持。

国外数据重要变更的简单回归见表1,国内项目办公室的4个职能和项目实施之间的关系见表2

1) 相关性均基于0.01水平(二元)

表1在国外企业中,项目管理标准和方法在两类样本人群测试结果判断系数R2中数值均是最大的,这表明项目管理标准和方法与项目实施绩效最具有相关性。财富500强中,项目管理基准研究^〔10〕中报道了相似的发现,项目管理标准和方法是一个关键的成功因素。作为一个有实际经验的组织,应确定到底是采用项目办公室还是其他的方式,项目管理的标准化才能对项目的实施起着更积极的作用。

在判断系数R2中其次的是特定变量中项目管理培训(12.99%),然而项目管理培训中随机变量中判断系数R2却只有(4.44%),这表明在被调查的人群中特定人群更加重视人员的培训,这和财富500强的基准研究结果也是一致的。

从结果中发现判断系数R2中最低的是项目管理咨询和支持(<5%),这表明在国际企业中项目管理咨询和支持与项目实施绩效之间存在着较差的相关性。但是它却产生了一个统计中有意义的偏度系数,也许是咨询和支持经常提供给项目而给项目带来了风险,因此减弱了它们的功效。

结果显示特定人群的判断系数普遍比随机人群的要大,一个可能的原因是特定人群中项目办公室挑选的项目经理更加重视项目办公室对项目实施的作用;从另一方面来说,现在可能有更多的因素影响着项目实施的结果。

表2通过对91份数据进行简单的多元线性回归,由于sig(结果否定概率)均小于0.05,故结果均被接受,结论发现在我国陕西省西安市企业中项目办公室的使用与国外情况存在着一些差距,结果表明,影响项目实施绩效最重要的因素是项目咨询和支持,其他重要性的顺序为:项目知识管理、项目管理标准和方法、项目培训。
3、数据结果分析

通过国外234个企业的调查结果显示4个职能中重视程度最高的是开发并且维持PM标准和方法。通过对西安高薪区所做的300份调查报告,总共收到91份(30.3%)的

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