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建立项目管理办公室提高组织项目管理能力

时间：2018-12-29　　来源：《工会论坛(山东省工会管理干部学院学报)》作者：山东大学管理学院王宗星杨明海

现的关键因素之一。PMO的打造是“一把手”工程也为大家所认同。

3.4 提供人力资源协助

随着组织通过项目实施他们的任务,高质量项目管理的需求也开始增长。PMO在人力资源方面需要提供了服务,比如:选择合适的人去管理一个项目,并且此人要具有适合于项目的技能;管理实施评估方面数据的收集;从组织外招募项目成员;给与项目组成员奖励。

3.5 提供项目管理咨询和指导

随着组织在项目管理方面的成熟,对于项目管理方法的策略性的要求就更高了。PMO通过提供以下领域的管理:使用项目管理方法论;对风险事件做出反应;团队成员参与项目经理会议。

组织应把PMO看作致力于项目管理的专家的资源,他们不仅清楚地理解项目管理科学,更能透彻地理解计划与管理项目的艺术,因此可以在很多方面提供建议,如团队建设、领导力、沟通、与客户或供应商进行谈判等。

3.6 提供或安排项目管理培训

随着在项目基础中投入资源的增多,项目管理培训的需求也就相应地增大。PMO应当能和人力资源部门一样在技能设置方面充当领导角色,培训包括:基于项目管理的培训;与软件、财政支持相关的培训;一对一的指导。

PMO是项目经理和团队培训的中心焦点,它确定了高绩效项目经理所需的能力,以及高级管理人员意识和团队成员参与。需要指出的是,尽管培训部门是企业培训的协调者,但PMO可以提供项目管理的专业知识。
四、PMO组织模式

典型的PMO组织模式由以下人员组成 :

PMO主任:负责建立项目管理策略来加速项目和增加按时完成的项目数量,这个人是经营管理层与PMO的主要接口。

PMO组合管理经理:向PMO主任负责。负责控制项目进度,对项目交付情况进行分析。负责编制项目进展报告,并且根据项目团队提供的项目进展数据识别加速项目交付的可能。

PMO交付顾问:顾问本身即项目交付专家,在项目团队在项目工作中遇到难题时,他们传授经验给项目经理。顾问直接向PMO主任负责。

PMO工具顾问:工具顾问是那些所有被批准使用在项目沟通管理上的项目管理工具的专家,当项目需要能够精确使用某些工具时,他们会及时提供支持。

数据管理员:项目状态报告经常缺少明确的数据。无论项目在报告周期的哪个阶段进行,数据管理员都要完成从项目管理团队到PMO的数据追踪。数据管理员向PMO主任负责。

PMO资源分析师:这个岗位管理资源组合。在PMO,分析师不断审核资源组中的资源利用率和项目对资源的分配情况。

PMO财务分析师:这个岗位的职能在于发现已经超额的项目预算,使它们不会再被用来分配给其它等待资金的项目。

PMO方法论家:方法论专家为处于项目交付周期内的项目经理们和项目团队成员们提供指导和建议,他们可以帮助项目保持较低的风险。
五、解决方案细节讨论

组织在建立项目管理办公室的过程中,可以参考以下步骤进行:

5.1 基础建立

在这个阶段,给PMO下定义,并确定好短期目标和长期目标、并计划将来的任务和活动。举行一系列的由利益相关方参加的会议,专门分析组织现有的能力、面临的挑战、问题和目标。在讨论的基础上形成一份评估报告,确定当前组织所处的状态以及未来的远景,同时起草一份说明短期计划和长期解决方案的发展计划。

开发完上层的发展计划,接着就是确定”项目办公室”的职能和人员,识别利益相关者,准备沟通策略。该阶段的结束标志是PMO具备了开展工作的资金和已获批准可以立即到位的人员。

5.2 执行短期计划

在这个阶段,启动PMO,实施短期计划,并开始项目指导。根据近期需要而确定的人员开始开始沟通活动,并促使组织关注PMO及其职责。

短期计划和项目指导两项工作可以向组织显示PMO带来的立竿见影的效果。短期计划是为满足当前需要的解决方案,专门解决利益相关方的问题。

与短期计划相联系的第二项工作是项目指导。项目指导是一个能够立刻体现项目管理价值的方法,在项目启动阶段或项目需要紧急支持的时候实施,不需要等待前期培训计划或过程启动。该阶段的结束标志是短期计划走上轨道,PMO做好实施长期解决方案的准备。

5.3 实施长期解决方案

组织成熟的项目管理能力会带来持续的增值。该阶段集中理顺和改进工作过程、培训人员、建立一个更为持久的、项目管理获得成功必备的支撑体系。在这个阶段,开发长期的解决方案,继续项目指导,逐步健全PMO的职能。该阶段的关键成功因素包括:过程/方法体系剪

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