建立项目管理办公室提高组织项目管理能力

时间：2018-12-29　　来源：《工会论坛(山东省工会管理干部学院学报)》作者：山东大学管理学院王宗星杨明海

[摘　要]：在企业中建立项目管理办公室,可以为项目管理提供有效的组织机制保障,为项目人员提供标准、过程文档、相关培训以及管理咨询与指导,整合企业资源为企业项目管理服务,提高企业项目管理水平和能力,从而更有效地完成项目。

[关键词]：项目管理;项目管理办公室;解决方案
一、项目管理的现状

在激烈的市场经济条件下,项目已经成为企业成长必不可少的推动力,项目管理能力也已是企业竞争能力的重要体现。然而,现实中的项目执行情况却并不乐观。
StandishGroup集团对1994年以来的技术项目情况作了统计 : 46%的信息技术项目超出了预算并且已过期;28%的信息技术项目完全失败。另外一个调研得出了更为严酷的成功率 : 由财富500强公司承担的信息技术项目中,只有24%能被成功地完成。

针对这些情况,StandishGroup集团对项目失败的原因做了调查,图1显示的统计数据可以看出,由于项目组织问题造成项目失败所占的比例很大的。

要提高项目的成功率,绝不能忽视项目组织方面的因素。组织应当不仅仅将项目管理的重点放在提高项目经理、团队成员的个人技能上,而更应该将组织整体的项目管理能力建设作为今后的发展目标。项目管理体系的建立,项目管理方法论、流程、制度的形成,都是其发展组织项目管理能力的具体体现。另外还应成立组织级别的项目管理部门,就是所说的项目管理办公室(ProjectManagementOffice-PMO)。
二、项目管理办公室的概念

项目是为了完成或创造一个特定的产品或服务而做出的暂时性努力。尽管项目本身是暂时的或独一无二的一个过程,但是项目管理过程在每个项目的寿命期间却是重复发生的,并且每个过程均是为了得到一个结果而重复发生的行为、变化和功能的组合,PMO就是为了项目的成功实施而创建或总结的实践经验。

国外不同的组织对PMO的概念有不同的定义和理解。美国项目管理协会对PMO的定义:PMO就是为创造和监督整个管理系统而负责的组织元素,这个管理系统是为项目管理行为的有效实施和为最大程度的达到组织目标而存在的。美国Gartner公司认为PMO是一个组织为了集成所有的项目经验而设计的一个共享资源。这种资源可以为组织各个部分服务。PMO是在项目的分析、设计、管理和总结评价阶段建立组织能力的一个关键来源。

目前各界对于PMO的争议一直没有间断,对于PMO的定义也不完全相同,但目前普遍接受的一种定义是:PMO是在组织内部将实践、过程、运作形式标准化的部门,这些标准化的程序应该能形成一致和可重复的结果,同时项目成功率是上升的。PMO是组织内部项目管理最优实践的中心,是组织提高项目分析、设计、管理、检查等方面能力的关键资源。PMO可以是临时机构,也可以是永久机构。临时机构往往用来管理一些特定项目,如企业购并项目;永久性PMO适用于管理具有固定时间周期的一组项目,或者支持组织项目的不断进行。
三、PMO的功能和职能

PMO的功能主要有以下6种:开发和维护项目管理标准和方法、项目历史文档管理、提供项目行政支持、提供人力资源协助、提供项目管理咨询和指导、提供或安排项目管理培训。

3.1 开发和维护项目管理标准和方法

这方面包括组织架构的设计;标准、政策、程序的制定;项目管理的方法、技术和工具的研究;实施并维护项目管理标准、程序和方法。

项目办公室最低任务是开发项目管理方法论,它主要负责的过程包括:系统开发生命周期、软件开发生命周期、过程开发生命周期以及产品开发生命周期。由于具有组织内部项目管理专家的一系列文件,因此PMO能够开发和维护一套标准和方法去指导具体工作过程,比如:目标规划、变更管理、风险评估、文件标准和项目收尾。

3.2 项目历史文档管理

PMO能提供一个集中的档案文件,系统地收集和保存以往的教训和模板等相关的项目管理知识,例如:现状报告、变化分析和基准计划的变更、风险列表和其它风险管理文件、基于成功的经验和不成功的教训等相关数据信息。

3.3 提供项目行政支持

随着项目数量和规模成长壮大,相关的行政管理需要也在膨胀,但行政工作不能直接反映在可交付项目上。项目管理能力的提高涉及到组织管理诸多领域、多个环节、多个部门、多种文化和多种因素。所以,它是一项十分复杂的系统工程,需要组织来统一起来合力推进。这一过程中,管理者尤其是高层管理者的作用将是这一目标能否实

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