充分发挥项目办公室的作用

时间：2018-12-28　　来源：《广西商业高等专科学校学报》作者：王悦周影

的就是确保项目的顺利发展并影响他人。项目经理不会有时间将数据输入到最新的项目管理软件中去,并对其进行利用与排列,这是项目办公室的责任。项目经理必须了解行程安排、预算制订以及资源配置的工具,必须清楚项目的进度,但又不能陷入过细的数据中。如果项目经理不把数据、情况及变化的创造工作安排给项目办公室的话,整个项目都可能归于失败。那样的话,项目经理也就要放弃其重要的领导、谈判及维护客户关系等职责。

4. 由于项目管理中培养出越来越多的专业人员和项目管理专家,越来越多的大学开设了项目管理的高级课程,项目管理软件层出不穷以及公司规模小型化等,都使项目管理吸引了越来越多的注意力。很多用户都提出要求,让项目管理进行反馈。“相信我”的年代已经过去了。顾客们要亲眼看到详细的项目计划与进度表,还希望承包商按照所递交的议程进行管理。这些因素增加了项目经理的额外负担。项目经理需要制订详细的计划、进程表,规划资源分配情况及汇报各种情况,但这不仅仅是他一个人的责任,项目办公室应负责协助项目经理完成这些职责。
五、全球项目办公室的出现

近来,跨国大公司中已产生了虚拟团队,虚拟团队进行的是全球性的项目,其成员分布在不同地区。项目办公室必须能够处理这一日益增多的现象。很多公司的项目办公室都为虚拟团队提供了可使其有效运营的环境与工具,从而在为虚拟团队提供原动力方面起到很大的作用。

我们将生活在一个越来越虚拟化的世界中。我们将不必去商店采购,而可通过邮购单定购;我们将不必去银行排队,在家里的电脑进行电子转账;我们也已过了鸿雁传书的年代,使用传真进行联络;在拉丁美洲工作的人可以通过电视会议与在欧洲的同事会面。科技为我们提供了与他人交流的机会,不管对方在哪里,都可以便宜、迅捷地进行联系。我们对于科技利用得越多,我们就越发认识到地理条件不能真正束缚我们的活动。

如今,虚拟项目和全球项目办公室在发达国家已成为现实。比如,八十年代后期,美国数字设备公司首先迈出了这方面的第一步,将位于新英格兰的总部、得克萨斯州的生产部门与加利福尼亚州的设计部合为一体,实现了项目团队的集中,尽管起初技术条件的限制阻碍了虚拟团队的运行,但现在这些限制已大部分都不存在了。

如今项目的焦点问题已从技术可行性的竞争转到了处理管理问题方面的能力上。有些执行虚拟项目所面临的挑战是显而易见的。比如,如何解决居住在不同时区的团队成员的问题?这对于居于北京与上海的团队来说问题不大,但对于分散在重庆、俄罗斯、巴基斯坦和沙特阿拉伯的团队来说可能就造成很大困难。再者,就是对在同一地点生活、为统一组织工作的团队而言,建立一支有效的团队都是一件很困难的事,考虑一下要在遍布全球的各个国家建立起这样一支队伍还要困难多少倍。

其它有关全球虚拟团队的挑战就更加微妙了。举例而言,如何确定分散在各地的团队成员有着相同的竞争力,并对于项目进行有着一致的恰当理解?在团队成员来自不同文化背景、分别有着不同的教育水平和不同的世界观时,这个问题就更加复杂了。

技术的巨大进步使全球项目办公室成为可能。运用今天的计算机与远程通讯技术,跟远在一千公里以外的人共事与跟隔壁某间办公室里的人共事,并没有多大区别。电话、电视会议、国际互联网、企业网、特快专递等关键技术使全球项目办公室可以正常运作。

在经济全球化的浪潮中,建立现代企业制度,使企业的组织和管理制度适应于现代的项目管理,这不仅可以使我国企业的管理与国际上先进企业的管理接轨,切实推进企业管理尤其是项目管理进步,而且是面对加入WTO必须迎接的新挑战。随着国际投资不断增加,全球经济一体化的竞争日趋激烈,对我国的项目管理提出了越来越高的要求。联合国的项目投资,世界银行(亚行)项目,无一例外的都要求用项目管理的方法进行管理,我国目前的项目管理已经开始起步,可以预期在未来几年会有较快的发展。

参考文献 :

1. Sally Bernstein. Project office in practice. Project management journal; Sylva; December2000;

2.Project Management : a systems approach to planning, scheduling and controlling Published by John Wiley ＆Sons,inc. U. S. A. in year 2001(本文于2001年发表于《广西商业高等专科学校学报》作者：哈尔滨市财贸职工大学

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