充分发挥项目办公室的作用

时间：2018-12-28　　来源：《广西商业高等专科学校学报》作者：王悦周影

渐发展,还可以具备其它职责,如JIT训练、行政管理、项目经理席位、监督、咨询、方法和标准。在这一阶段,项目办公室可以提供全部服务。

项目办公室具体职能包括以下几方面 :

1.充当内部控制和外部客户的信息交流中心,进行内部和外部的联系和沟通 ;

2.实施有效的控制,即控制时间、成本和绩效,使其与合同要求相符 ;

3.对项目中的各项工作进行综合;回避风险和不确定的因素 ;

4.确保各项计划能顺利执行,并确保各项工作的执行在授权范围内以及得到财务支持。

项目经理和项目办公室的最主要责任是对项目跨职能部门的工作进行综合。各职能部门,如工程部门、研究开发部门、生产部门以及特定公司的分包商们,必须按同样的要求、方案,朝着同样的目标共同努力。而缺少这种跨部门的综合正是导致项目失败的最常见原因。
三、项目办公室的作用

很多管理者试图使运行不好的项目改变现状,他们所面临的问题大同小异:项目进度情况不清楚;最后结果不确定;担心成本会增加等等。仔细分析导致这些问题的原因,主要有以下几方面 :

1. 缺少综合计划;

2. 解决问题的程序差;

3. 工作标准不明、进度监督不利;

4. 用户管理不当等。

这些因素看似属于基础项目管理领域,因而在日常的工作中并没有得到应有的重视。项目经理整日忙于处理项目中各种变动的情况诸如经营上的问题、供应商的问题、员工的问题等等,不会有足够的时间来优化整体计划,研究个别计划,联系所有用户或理清项目的现状。这时便可以依赖项目办公室,因为这些正是项目办公室的职能和责任,项目办公室做好这些事情就是对项目经理的最有力支持,使其能够集中精力做正确的决策,引导项目达到预期的目标。

我们强调项目办公室的作用,并不是要用这个组织来代替项目经理,项目办公室与项目管理层的区别在于:项目办公室的作用是促进绩效的改善并使其得以实现,而项目经理则负有使项目产生收益的责任。项目办公室提供框架而项目经理则依靠这个框架进行项目实施和控制。

项目办公室还可以在以下方面提供指导和辅助管理:进度报告,项目计划,风险管理,第三方参与管理,动态控制,质量控制等,项目办公室这些方面的工作在于完成项目计划并减少项目风险。

很显然这些原则适用于不管大小所有的项目。虽说设立一个较大的项目办公室支持一个小项目不合理,但项目办公室的关键原则和目标仍然适用。(见图二、图三)

实践中,项目经理和项目组会向项目办公室提供各种信息,项目办公室则与项目经理和项目组共同工作以识别工作中的问题和风险。比如项目办公室可帮助避免如下问题 :

1. 虽然有信心及时执行项目计划,结果却没有做到;

2. 项目组各自为政,没有综合计划,发现问题为时已晚;

3. 工作完成的标准不清,导致项目拖期;

4. 因缺少指导标准而导致的盲目性。

可以看出,项目办公室是项目管理中非常重要的一个环节,我们不能忽视和低估项目办公室的工作,而应把它看作达到项目核心目的的复杂工程的重要手段,杰出的项目经理很少,不可能也不应该全部依靠项目经理。如果让项目办公室充分发挥其作用,配合项目经理和项目组中职能部门的人员把项目进行的各个方面、各个阶段的工作综合起来,协调起来,则项目在规定时间内,在预算范围内高质量地完成就有了更切实的保证。
四、对项目办公室的新要求

在信息时代和经济全球化的今天,对项目办公室的要求也在逐步增加。这主要体现在以下几个方面 :

1. 根据美国斯坦迪集团对项目失败情况的调查,80%的项目失败都使人们更加关注项目办公室对项目经理的帮助。

2. 项目的复杂性随技术的发展而增加。用台式电脑调出用户服务器中的解决方案要远比将固定的终端连接到主机上复杂得多。调出解决方案的细节要求协调、计划并安排日程,项目办公室协助项目经理完成这一重要的任务,而不致使项目经理们陷入细节的漩涡。比如,一家联邦代理公司最近在项目承包书中要求承包人在两年内在一百个以上的地点提供一千九百个局域网,四万八千台不同型号的服务器。该代理公司还要求施工只能在周末完成,而且设备不能在现场进行装配,这更增加了工程的难度。项目经理需要项目办公室协助处理这样的规划细节问题,否则他手中其它重要的任务就无法完成了。

3. 项目经理必须在项目的生命周期中履行一系列职责,最重要

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