充分发挥项目办公室的作用

时间：2018-12-28　　来源：《广西商业高等专科学校学报》作者：王悦周影

〔摘要〕：项目办公室是项目管理中的一个重要的环节。目前许多国际大公司对项目办公室更加重视,以期发挥出其应有的作用,为企业的生存和发展服务。本文尝试对项目办公室的职能和作用进行一些探讨,以期引起国内业界对这个问题的关注。

〔关键词〕：项目管理；项目办公室

2000年10月3-6日在中国西安召开了主题为“21世纪的项目管理———知识经济与中国西部大开发”的“2000年中国西安项目管理国际论坛”。这一由西安市人民政府、联合国教科文组织产学研结合计划中国网点、西北工业大学等共同发起的论坛讨论,旨在探讨当代知识经济的发展对项目管理提出的新挑战,促进中国西部经济的大发展。“让世界了解中国,让中国关注项目管理,促进项目管理的交流与合作”。从国际到国内,项目管理正在被越来越多的学者和企业所关注和研究。
一、项目管理

项目管理,就是在有限的资源约束下,运用系统的观点、方法和理论,对项目涉及的全部工作进行有效的管理,以成功地达到预期目标的活动。提高企业项目管理水平是提高企业国际竞争力的关键因素之一,企业的项目和产品在市场上的竞争力,主要来自于外在的品质、价格和使用价值,而其内在的成因取决于生产它们的设备、科技和管理水平。企业的设备和科技因素对项目和产品竞争力的影响是局部的,在未来的数字化信息时代,这种相对差距会越来越小;而项目管理水平对项目和产品竞争力的影响是全局性的,并且随着社会的发展,这种决定性的因素会变得越来越重要。对此,美国著名科学家DavidCleland曾明确地指出:在应付全球化的市场变动中,战略管理和项目管理将起到关键性的作用。

项目管理是一项艰巨而复杂的工作,很多组织还没有意识到项目管理的技能在达到经营目的上能做出重大的贡献。所以实践中虽然都有一个良好的愿望要把项目做好,结果却常常事与愿违,或者付出了过高的成本,或者没能按时完工。但是事情也在发生着变化,项目管理正在被越来越多的学者和企业所关注和研究。科技正在改变着项目管理的前景,然而令人眼界大开的技术本身并不能确保项目的成功。在各个工业领域里,尽管项目各不相同,出现的问题却是一样的:交货比计划晚,成本比预算高,效果比预期差。即使在新兴的信息科技产业中,也有很多项目由于管理不善而造成失败。据统计,只有25%的信息技术项目在预算内按时完成,并可使客户满意,有一半的已完成项目的预算都被高估了60%到190%,并且其可用性只是原来承诺的70%。PM网络(PMNetwork)中一项研究结果表明,“大约70%的开放系统项目都会在实物方面发生时间拖延、超出预算等问题,或者不能达到一些重要用户的预期”。这些令人吃惊的数字反映了信息科技产业中项目管理的困难。

如今,各个企业在全球范围内寻找合作伙伴、运作项目,顾客们希望更加迅速、便宜地得到高质量的商品,竞争无疑是激烈的。成功的公司,如EDS、IBM、朗讯、惠普等公司都认识到它们的市场份额与未来增长依赖于有能力的项目管理。这些公司多年来一直致力于研究新的项目管理方法和培养项目经理,目前又将重点转移到项目办公室上来,使之保持稳定一致并使项目管理成为其竞争优势。
二、项目办公室的职能

可能会有人对充分发挥项目办公室的作用产生疑虑,因为办公室通常使人想到的只是官僚体制,文字工作和成本的增加,实际上如果能正确实施,项目办公室可以成为保证项目目标实现的一个重要组织,即使较小的项目,也能从中受益。

通常,项目管理通过项目组的工作来完成。项目组包括项目经理、项目办公室和职能部门中分派到项目中工作的人员。其中项目经理是核心,对整个项目负责;职能部门的人员可能是全职的,也可能是兼职的,有时只在特定的项目阶段参加,负责完成项目中的职能工作;而项目办公室则是一个专门支持项目经理完成其任务的组织(其组织结构见图一)。

在美国等发达国家,过去项目办公室是为了保持与培养出最好的习惯,以维护项目管理的规则。它原被认为是项目管理信息的静态智囊团,受到培训组织的制约。最近,这一概念由于实际需要而有所改动,确定了其对项目经理的组织维持功能。在这种情况下,项目办公室可被定义为一个协助项目经理达到项目目标的组织实体,它对项目进行计划、估计、安排行程、监督与控制。项目办公室逐

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