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PMO在项目审查和监管中的职能分析

时间:2023-05-31   来源:《项目管理技术》
项目绩效报告可以灵活机动地增加项目团队认为有必要知会PMO和相关方的内容。
管理绩效的方法有很多,项目绩效管理应根据实际情况合理使用绩效管理方法。应使用相同绩效管理方法与其他同类项目进行比较,以保证可比性和参考性。PMO负责人制定和发布项目绩效管理方法,并对绩效管理办法的落实情况进行监控。确定绩效管理方法应充分考虑组织环境因素:当前的组织结构;项目经理权利和职责界定;当前财务体系对项目独立核算的支持情况;不同组织对项目经理的授权。确定绩效管理方法应充分考虑相关方的期望:项目团队提交的绩效报告必须反映相关方期望的实现程度;应涵盖相关方对进度、成本、质量等方面的期望。
2.3监管项目重大问题
PMO应拟定问题分类标准和解决流程。PMO负责评估问题的紧迫性和严重程度,将问题划分为轻微、一般和重大三个层次。
PMO需要对重大问题进行明确定义,使项目团队在出现重大问题时能够主动报备PMO并请求支援。在处理重大问题时,PMO应监督并指导项目团队按照经过验证的流程分析问题和解决问题,并在需要的时候给予支持,如协调资源、影响关键相关方等。虽然PMO负责对重大问题进行监管,但是解决问题的责任仍然由项目经理和管理团队承担。当项目经理的能力远远低于解决问题的要求时,PMO可派专家帮助和指导。如有必要,可提出更换项目经理的建议。PMO对重大问题负有监管责任,对这种责任也应有明确的定义。当项目同时或连续爆发多个重大问题,可能会对项目成功交付产生灾难性影响,且项目团队凭借自身能力已经无力改变状况时,PMO应把这种项目列入危机项目,并且启动正式程序挽救危机项目。
对于重大变更,项目团队需要报告给PMO。PMO需要参与变更审批,综合相关方意见,从组织整体层面做出批准或拒绝的决策。PMO不仅需要参与项目重大变更的评审,还要对什么是重大变更进行明确的定义和沟通,确保项目团队在需要的情况下主动邀请PMO启动和执行管理流程。PMO对重大变更的审批要持谨慎态度,在审批过程中要启动项目立项审批时的几乎全部程序,包括技术可行性、经济可行性、风险和社会可行性再评估等。
PMO需要采用专业的风险分析工具,结合组织内外历史同类项目的特征,构建简易、可行、科学的风险评估模型。在项目选择阶段,项目发起人提出立项申请时,PMO对项目整体风险进行了评估,确认项目风险处于组织风险容忍临界度之内,项目才能被批准。项目团队在项目启动后的每个管理环节都应持续评估整体风险,并报告给PMO。在项目执行过程中,项目整体风险仍然要处于临界值范围内,并呈现不断缩减趋势。PMO应出台流程、工具、模板、查对单和指南进行单个风险的识别、评估和应对。PMO需要向项目团队提供
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