PMO在项目审查和监管中的职能分析

时间：2023-05-31　　来源：《项目管理技术》

存在偏差的任务全部列举出来，并按照偏差的严重程度进行排序，把偏差最大的任务排在第一位。采用这种方法能更加具体地向PMO和相关方展示是哪些任务的偏差造成了项目的偏差。如果某个任务的责任人屡次在任务列表中名列榜首，则项目经理应帮助任务责任人从各个方面全面分析造成偏差的原因，并帮助责任人制订个人绩效提升计划。项目存在偏差任务清单报告模板示例见表5。

1.3.2项目审查会议程序和要求

必须严格遵循项目审查会议主要程序，完成相应要求，具体示例分析见表6。

1.3.3适时组织项目走查

PMO应按照项目监控间隔适时组织项目走查，并最大限度地降低走查过程对项目团队正常工作的影响。项目走查过程通常包括文档审查和相关方访谈两部分。文档审查内容和要求见表7。

相关方访谈并不意味着需要对所有的项目相关方进行逐个访谈。PMO可根据项目问题的事前分析评估，有针对性地选择受访人员，确定访谈名单。在走查过程中，PMO可根据实际情况临时决定增加或减少受访人员。PMO需要事先确定合适的访谈顺序，采用从上到下(从管理层到独立贡献者)、从内到外(先项目团队成员后外部相关方)的访谈方式;也可以采用相反的从下到上、从外到内的方式。后一种访谈方式可以避免权威偏见和先入为主，有利于PMO对项目状况做出客观中立的判断。确定受访人员名单和访谈顺序之后，PMO要制定具体的访谈时间表(细化到小时)，并提前和被访谈人沟通，获得认可。PMO可把受访人员分为几个小组，每个小组由一名PMO专家负责，这样PMO就可以同时对多个相关方进行访谈，提高访谈工作的效率。

2.PMO在项目监管中的职能

2.1监管项目选择过程

PMO担当项目选择和决策的角色。针对具体的项目立项申请，PMO举行专家评审会议，进行小组决策。这种方式的过程较为复杂、费时费力，但具有一定的科学性，也兼顾了员工在组织中的心理安全感。在项目实践中，PMO需要根据组织情况，确定合适的项目选择步骤，并对每个步骤进行指导、管理和监控。选择步骤可与通用项目组合管理标准一致，也可结合项目实际情况进行适应性变动。PMO的项目选择过程分析见表8。

2.2监管项目绩效

项目绩效包含对过去执行情况的总结和对未来执行情况的预测。PMO在监控项目绩效时，既要全面，又要关注重点。比较科学的做法是把项目绩效拓展为6个方面，分别是收益、范围、进度、成本、质量和风险。为了提高决策效率，便于横向比较，PMO要设置项目关键业绩指标(KPI)，要求项目团队在提交的绩效报告中包含KPI。应参照对项目团队的监控周期设定绩效报告提交周期。如果项目处于危机整改阶段，应按周提供报告。编写绩效报告可以促使项目经理和项目团队更加主动地分析问题和解决问题。手工编写的

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