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基于组织视角的项目管理办公室探索

时间:2021-01-19   来源:《项目管理技术》付伟江 董平军
行政人员的权力, 一方面来自组织职能需要, 以落实组织和高级管理人员的目标和决策; 另一方面来自人员本身的专业知识和技能。组织理论中的强制权力、奖励权力、专家权力、感召权力适用于 PMO 中的权力结构。
5. 3 PMO 的权力演化
PMO 的权力演化路径一般为: 参谋职权—职能职权—总控与参与决策职权。PMO 的职能主要有: 收集、整理、分析、发布项目信息, 为组织高级管理层提供决策参考信息, 主要是一种信息管理职能; 为高级管理层提供支撑组织项目整体运作的方案, 这是一种职能化的表现; 协助高级管理层整体控制与调整组织的项目体系, 并参与组织战略制定。
6. PMO 的结构状态
地位、职能、职位、权力是 PMO 的内部结构特性, 也是 PMO 组织的内在本质。PMO 组织的外部状态特性描述如下。
6. 1 复杂性
PMO 的复杂性, 是指 PMO 的团队、职位的分化程度, 包括横向分化和纵向分化。
PMO 横向分化为团队、职位的多少, 取决于PMO 职能工作的专业分化程度。一般来讲, PMO职能的专业分化程度越高, 对人员的专业资质要求越高, 横向分化程度也越高。PMO 纵向分化为团队、职位的层次越多, 纵向分化程度就越高。
PMO 发展的起步阶段, 由于职能不够健全,复杂度不高。而随着 PMO 的发展, 其专业化程度越来越高, 尤其是专业化的制度、专业化的信息系统要求、专业化的任务与专业化的资源管理要求极大地提高了 PMO 的复杂度以及 PMO 职能执行的不确定性, 并相应提高了对组织整合、沟通、控制、激励等方面的要求。
6. 2 规范化
PMO 的规范化, 是指对 PMO 职能工作目标、工作人员、工作对象、工作原则、工作策略与方法、工作程序、工作工具、工作结果状态、沟通与决策路径等有明确的规定, 可以是成文的, 也可以是不成文的。
PMO 的事务性工作非常多, 其中包括许多行政管理性质的工作, 这些工作的常规化、一般化程度很高。因此, 提高 PMO 的规范化程度, 对提高 PMO 的工作效率非常重要。对 PMO 工作中的非常规化工作, 起初是通过 “一事一议”的方式解决, 后来逐步走向常规化、规范化。
6. 3 集权与分权
PMO 的集权与分权, 主要是指决策指挥权,即在纵向层级向上集中和向下分散 PMO 的权力。PMO 不宜过于分权, 否则会降低 PMO 的整体协调的管理效率, 进而降低整个项目体系的效率。但也不宜过于集权, 因为专业的 PMO 需要专业素质较高的人员, 这些人具有天然的决策权, 过于集权将降低决策的效率和专业水平。同时,PMO 中有很多工作需要敏捷决策, 如果过于集权, 权力层级将会制约职能发挥。
7. PMO 结构的影响因素
7. 1 环境不确定性
随着内外部环境不确定性的增加, 需要更多的PMO成员应对这种不确定性。这不仅导致PMO 规模扩大、复杂性增加、分工细化、分权倾向提升, 还提高了对 PMO 的专业化要求。
7. 2 战略
战略决定组织的结构, 也常常影响 PMO 的结构。例如, 某组织采用成本领先化战略, 组织追求效率, 那么 PMO 在生产作业单元就要更加制度化, 并加强成本管理。这些都将影响 PMO的职能以及职位和人员的配置。
7. 3 规模
组织规模, 主要是指其能够调动的投入与产出方面的能力。通常, 组织的规模越大, PMO 的规模越大, PMO 分权的倾向也越大, 需提高规划管理要求, 进行严格管控。
7. 4 技术
PMO 涉及的技术通常可以分为项目建构技术、专业管理技术、常规事务技术、信息化技术。
7. 4. 1 项目建构技术
项目建构技术主要指业务领域技术和工程( 服务) 技术。业务领域技术, 以业务领域划分,如金融信息化项目, 需要金融学、金融工程领域的技术; 纺织工程项目, 需要纺织领域的技术;自来水工程项目, 需要给排水领域的技术。工程( 服务) 技术, 以具体行业技术领域划分, 如金融信息化项目, 需要信息化领域的技术; 纺织工程项目, 需要建筑领域的技术; 自来水工程项目, 需要土木工程和建筑施工领域的技术。
项目建构技术的专业化程度越高, PMO 的人员专业化资质要求、团队化和职位化程度、复杂度就越高, 分权的可能性、职能的规范化挑战就越大。
7. 4. 2 专业管理技术
通常, PMO 被认定为技术管理部门, 因为需要用到多个学科领域的科学技术, 如通用管理学、组织学、系统学、心理学、行为学、统计学等。
专业管理技术的专业化程度越高, PMO 的人
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