项目管理办公室在企业多项目管理体系中的应用研究

时间：2020-04-07　　来源：《项目管理技术》付丛薇

业而言，多项目管理是站在企业战略的层级上，对组织中正在执行的项目和潜在项目进行全方位评估与统筹管理的一种综合方法，表现出战略性、动态性和集成性的特点。随着人们对多项目管理方法研究愈加深入，有研究指出，多项目管理的成功与项目目标和企业战略的契合程度、组织内部的信息共享程度及组织与项目间的管理交互作用息息相关。但在复杂多项目环境下，传统的矩阵式管理结构没有独立的机构平衡企业总体资源阀限与项目目标实现之间的矛盾。当冲突出现时，项目与职能部门均会陷入两难境地。

因此，在企业层面，如何在多项目执行的环境下合理地配置资源，使得项目目标与企业战略目标保持一致，是多项目管理中最需要关注的问题。针对这一系统性的复杂管理过程，如何利用有效的组织形式和管理结构实现企业范围内的有效管理过程是一个重要的问题。为了更好地解决多项目管理中出现的超越单一项目执行的复杂管理问题，做好企业范围内的资源配置和优化利用，项目管理办公室作为一种为企业或组织的多项目管理提供组织基础的管理方法逐渐被人们所熟知。企业在复杂多项目环境下的典型组织结构如图 3 所示，项目管理办公室的存在是此种结构最明显的特点。

项目管理办公室在通常情况下并不是实际运行项目的组织模式，而是作为一个评定项目战略层级、协调项目间资源配置的支持性组织机构。它还可能同时兼顾组织项目管理规范的建立和更新，项目执行过程的信息收集和反馈，以及项目收尾后组织过程资产的回归等相关功能。

2.大型企业多项目管理环境中项目管理办公室模式的作用研究

基于企业多项目管理的现实需求，项目管理办公室模式已经被众多大型企业广泛运用。项目管理办公室在企业多项目管理背景下的作用主要表现在如下几个方面。

2. 1 从执行层面进行企业项目结构的调整

在多项目环境下，除了单一项目的内部传统管理组织，企业层面的项目管理工作集成应该在项目管理办公室完成，这其中就包括对于项目结构体系的调整。具体来说除了包括单一项目管理外，还应该通过调整组织内各项目的结构、层级和组合，实现单一项目和企业项目管理整合层面效益最大化的结合，也就是通过符合企业战略标准的评估和判断，构建有效的项目组合层级结构，并通过有效的管理手段保证组织中的项目与组织战略目标一致。

构建高效合理的项目体系流程所包含的基本步骤如图 4 所示。

2. 1. 1 识别项目

在项目初期，收集项目信息，对新发生项目的目标、资源需求、风险情况进行初步识别。

2. 1. 2 评价项目

针对识别的各项项目信息，与企业或组织的战略目标进行结合，寻找契合或背离的部分，评估资源特别是关键资源的消耗计划，识别潜在的项目风险。

2. 1. 3 确定项目 /项目组合

针对项目评价的结果，结合企业战略方向、资源占有情况和消耗计划、风险评估结果，在现有项目及项目组合所构成的组织项目结构中，确定本项目的项目层级 /在当前项目组织结构中的位置。一般来说，新发生项目最可能与相关项目构成新的项目组合或加入已有的项目组合，从而通过协同管理的方式，在减少资源投入的同时，实现资源利用的收益最大化。

2. 1. 4 评定项目 /项目组合优先级

对新发生项目，在确定项目 /项目组合后，项目管理办公室应在整个企业层面对项目 /项目组合的优先级进行评定，以此作为共用资源限额时的平衡标准。值得注意的是，对于项目组合来说，对其新增的内部项目也应存在组合内部优先级评定的过程。

2. 1. 5 执行项目

项目的后续规划、执行、监控等管理工作在此环节内推进，同时其管理模式和资源分配应当遵循组织的项目管理流程和既已评定的项目优先级对资源分配的约束。但需要关注的是，在项目执行过程中，项目环境因素在持续发生变化，而从组织角度，随着市场变换、战略调整、项目运行情况的变化以及关键资源的流动等原因，可能导致项目 /项目组合的优先级进行重新评定的情况，因此可能在这两个环节之间出现回路。

2. 1. 6 项目收尾

根据 PMI 对项目收尾阶段的定义，这一环节主要包含合同收尾和管理收尾两部分。合同收尾主要包括尾项核对和验收; 管理收尾则主要包括项目管理成果的验证和项目信息归档。对项目管理办公室来说，项目收尾阶段的主要任务则是评定整个项目 /项目组合的管理过程，同时实现组织过程资产的回归，根据信息反馈决定是否对相关的管理结构、管理程序和管理文件进行修改和调整。

2. 2 促进项目目标与企业战略的契合

项目管理办公室的主要作用还包括确保组织项目目标与组织战略目标契合，从项目的范围、执行方法、优先次序等各方面与组织运营情况和战略目标统一，保证项目目标与企业战略一致。通过利用企业层面的评估体系、紧凑的管理组织和集成化的管理方式，优化项目组合，提高资源利用效率，从而有效管理项目成本，综合评定项目风险指数和财务情况，帮助高级管理者寻求组织综合效益的最大化。

2. 3 推动形成客观的组织决策和项目执行机制

科学有效的项目管理办公室设置，要求组织具有成熟的、完整的、随着

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