项目管理办公室在企业多项目管理体系中的应用研究

摘要: 基于企业面临着由项目数量增加、规模扩大、管理界面复杂化带来的新管理问题， 如何建立有效的多项目管理体系已经成为项目管理领域的新课题。随着多项目管理趋势的发展， 企业多项目管理的能力已经成为衡量企业管理水平的重要指标。在多项目管理探索中， 何种管理组织结构能够帮助组织更好地适应复杂多项目环境下复杂多变的管理需求， 成为项目管理者面临的现实问题。在这样的背景下， 项目管理办公室 ( Project /Program /Portfolio Management Office， PMO) 越来越多地出现在企业的组织机构体系中。而实践证明， 其在组织资源优化配置、优化企业项目管理流程、提升企业协同管理水平和保证项目目标与组织战略目标的契合方面发挥着不可替代的作用。

关键词: 多项目管理; 项目管理办公室; 现代企业管理体系

自 20 世纪 50 年代 “计划评审技术” ( ProgramEvaluation and Ｒeview Technique， PEＲT) 首次被提出并被认为是现代项目管理方法的起点以来，随着人类社会的发展， 项目管理理论已逐渐成为管理科学领域的一个重要组成部分。项目管理理论的诞生和发展是人类社会发展， 特别是劳动生产率提升的必然结果。其对项目顺利实施、项目目标实现、企业战略目标实现甚至是宏观经济发展历程的推进都起到了举足轻重的作用。项目管理旨在利用系统的理论和经过验证的科学方法，对项目的时间、人力、成本等各项资源进行合理的计划、控制、反馈和调整， 从而最终实现项目目标。而针对项目规模、复杂程度及项目要求的不同， 项目管理所采用的方法手段及所需要的组织结构必然是存在差异的。与项目管理理论发展之初多针对单项目进行管理方法和实践的研究趋势不同， 随着经济全球化、网络化的发展态势愈加明显， 加之劳动效率的提升、制造能力的升级及市场需求的激增， 项目大型化、复杂化和跨区域化的特点更为突出， 进而对项目管理水平提出了更高的要求。就实际情况而言， 项目本身虽然具有一次性的特点， 但对于现阶段的项目管理活动和项目执行组织而言， 项目是层出不穷的， 而其生命周期必定是交错更迭的， 项目的独立性与交替性是并存的。目前， 绝大多数项目是在多项目环境下执行的， 项目之间存在着天然的资源冲突、工期冲突和目标冲突， 这些冲突尤其是并行项目之间的关键资源冲突加剧了多项目管理的难度和复杂程度。

随着人们对多项目管理方法和模式的逐渐深入研究和探索实践， 逐渐形成了关于多项目管理理论的初步共识。多项目管理的概念被普遍认为是在组织范围内， 以组织的发展战略、资源的有效配置为目的， 以组织内各项目间、项目与职能部门 /组织间的协调管理为目标的对组织范围内所有项目进行管理， 通过项目、项目群及项目组合的成功实施来实现组织目标的一种管理活动。

对于企业特别是大型企业来说， 其所承担的项目数量众多、类型多样、投资巨大， 可能同时具有项目风险大、工期长、范围广、涉及专业面广、参与单位多、资源消耗大的特点。因此， 在多项目执行的过程中必然会出现项目间资金、时间、物资、人力等多种资源的竞争。以此为前提， 在多项目环境下， 企业面临的整体进度、费用、质量等各方面风险必然高于单一项目执行的简单叠加。如何在资源有限的情况下进行合理调配和有效利用， 实现多项目管理的风险最小化和收益最大化是多项目管理中最为重要的关键问题。在项目数量增加、规模扩大、资源冲突频发所导致的管理问题难度和管理复杂性升级的情况下， 如何寻求解决的途径， 是本文想要讨论的内容。

首先， 多数企业在管理过程中基于专业化和分工的考虑， 多采用矩阵式的管理模式。这种结构中的成员来自不同的职能部门， 有着不同的专业、知识和背景， 为了某个特定的项目目标或任务目标共同工作。而在单项目环境中与多项目环境中， 矩 阵 式 管 理 模 式 的 具 体 表 现 形 式 是 不同的。

针对单一项目的管理模式， 企业资源即项目资源， 项目资源阈值由企业资源限量决定， 单一项目的执行即为满足公司战略发展的需要， 项目灵活度高， 管理难度不高， 资源冲突及项目风险均相对容易控制， 因此项目式组织形式即可满足企业需要。典型的组织在单一项目环境下的项目管理模式如图 1 所示。但是在现阶段的市场环境下， 企业在一定周期内只执行单一项目的情况已经越来越少出现。

而在传统的矩阵式组织形式中， 矩阵式组织在一定程度上满足了多项目管理的需求， 作为一种二维结构， 基于横向的职能组织构架与纵向的项目组织结构间的协同配合机制， 通过项目管理人员的沟通与协调， 达到平衡组织内部资源配置和追求项目目标最大化的统一。图 2 为传统矩阵式管理模式下的企业组织结构。

但在复杂多项目管理模式中， 与传统的单一项目管理模式相比， 其执行已经突破了本项目的范围， 不再仅仅依赖项目内部的资源调整和管理策略变化， 而是越来越多地受到企业战略层面策略的影响， 整个企业在项目执行期间的资源调配、风险均衡、战略目标影响着每一个项目的执行情况。而对企