PMO在企业财务共享项目中的应用

时间：2018-12-28　　来源：《项目管理技术》作者：北京交通大学孟旸

摘要 : 优秀的项目管理办公室(PMO)是项目和企业成功的保障。如何利用PMO有效推进企业项目进程,确保立项成功实施,是项目管理实践中的全新命题。公司若需建立一个可执行需求策略的理想环境,而PMO恰能辅助实现,它着重于项目中需要进行管理的关键性事务,其中包括在设计、开发和实施阶段所出现的各类问题。例举现代企业中如何用它辅助进行财务共享开发项目,阐述其实际功用。

关键词 : PMO;项目管理办公室;财务共享;计划

0、引言

早在上世纪,项目管理办公室的概念(PMO)便逐渐出现于企业组织中。当时PMO仅提供很少的服务和支持工作,更多被企业用来“管制”项目经理,而不是为他们提供项目管理的方向和指导。20世纪90年代后期,将项目放到整个企业的运作中统一管理的需要日趋明显,PMO也随之大量出现。有报告指出,尽管企业在项目开发上投入了大量的时间和精力,将项目成功率提高到了34%,却仍有15%的项目以失败告终,51%的项目面临着延滞,而成立项目管理办公室往往可以解决大部分相关问题。不论是对于项目经理还是企业主管来说,PMO都被证明是理想的选择。

1、PMO简介

1.1 PMO的定义

项目管理办公室顾名思义是管理项目的一个职能部门。作为项目管理的实用工具,越来越多的企业引入这一概念,一种定义是:PMO是在组织内部将实践、过程、运作形式化和标准化的部门,这些标准化的程序应该能形成一致和可重复的结果,同时项目成功的机率是上升的。它是组织内部项目管理最优实践的中心,是组织提高项目分析、设计、管理、检查等方面能力的关键资源。

1.2 PMO的作用与功能

项目管理办公室的基本思想是通过设立一个专门服务于客户的组织拉进与需求方的关系。为此,PMO成为组织内的组织,它可以作为一个具体的组织或一个虚拟组织存在,并为特定客户服务。一般来说,企业为了达成某一项目成果,会根据需要组建一个项目管理办公室。它可以帮助管理者达到以下作用:①建立组织的项目管理的制度标准;②在组织内部增强沟通,平衡资源的使用;③支持加强组织管理,确保项目正确有效实施。而PMO的主要功能是从合同签订开始到项目结束对项目各个关键性的活动进行跟踪、监督和报告,协调各个部门之间的关系,有时兼行使部分市场、技术、质量和财务部门的功能,以确保项目最终成功。具体如:①为项目团队提供行政支援,满足合理配置资源的需要;②最大限度的集中项目专家,提供项目管理的咨询与顾问服务;③将项目管理实践和专家知识整理成适合于本企业的一套方法论,确保后续可持续性开发。

1.3 PMO在项目中扮演的角色

PMO是组织项目管理的核心,它在组织中起着至关重要的作用,通常情况下会充当以下两种角色:

(1) 作为项目管理的支持者。PMO主要为项目管理提供管理支持、行政支持、培训、咨询顾问、技术服务、知识管理等支持服务。这种角色以低调和辅助者的身份出现,容易得到项目经理的认可,容易得以实施和执行。

(2) 作为项目的控制者。PMO对于项目进行整体的管理和控制,保证项目的顺利执行,以实现项目的目标和组织的目标。PMO为组织的项目分配所需要的资源,确保组织资源在项目中使用的最优化;同时对每一个所支持项目的项目计划负责,进行项目计划的审核,保证项目计划的可行性和最优化;另外还需要持续监控项目,确保项目按照计划执行,并能够成功完成。

2、财务共享系统项目的PMO应用实例

2.1 通过PMO组建财务共享中心的意义

企业项目管理体系的建立,就是根据企业项目需求,创建一个常态的职能组织来正确高效的推进某一事项的模式。如在眼下金融危机严重影响企业业绩急需开源节流的背景下,建立一个符合公司发展现状和成本控制需求的财务系统迫在眉睫;某公司拟通过财务系统实施和财务共享服务中心项目建立财务共享服务中心,实现财务转型,而此时成立PMO体系便能充分发挥其在资源配置和信息共享等方面的优势。

财务转型的核心是“共享服务和专业管理”,前提是通过财务共享规范流程、集中数据、解放人力资源,最终目标是通过构建项目组织即PMO来实现优化和强化财务的专业管理,充分发挥其决策支持作用和价值创造影响。在此项目中,PMO将在不同阶段扮演不同的角色,发挥其特殊作用确保财务共享系统顺利实施。

2.2 PMO实施流程及方法

本项目的实施团队由财务共享项目办公室和财务系统实施小组组成。财务系统将为财

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