基于资源整合的项目办公室构建

时间：2018-12-28　　来源：《时代经贸(中旬刊)》作者：浙江工业大学经贸学院李林蕊施放

在行动上给予积极的配合,这也便于项目办公室企业资源整合工作的顺利开展。

第三,是项目办公室对自身的定位。

项目办公室的人员应正确的认识项目办公室自身的定位,项目办公室应该不仅仅是管理部门,用行政手段调用单元组织中的各种资源,它也应该是一个服务部门。项目办公室应该在涉及企业管理的各个方面,积极的向各单元组织提供帮助、支持或指导。比如,将本身得到的信息向企业的其他单元组织分享,向单元组织提供关于管理方面的指导等等。单元组织如果从项目办公室中得到了帮助和支持,获得了自身效益的提高,也可以促使各单元组织愿意分享自身的各种资源。

第四,是人员配置问题。

既然为项目办公室定了如此高的定位,那么这个组织的成员也应该有一定的职业素养。既要有精通企业业务的,又要有精通企业管理的人组成,当然在做具体的单元组织资源协调的工作时,也应该有在企业中有一定威望、协调性强的人来实施,效果会更好。除此之外,做一些信息收集、数据处理等基础工作的,只需要有一定业务基础的人员来做就可以了。

当然,项目办公室也可以充分利用自身的组织优势,充分利用企业的人力资源,比如企业需要做一些专项改革时,项目办公室完全可以临时调用一些相关组织的人员,通过虚拟项目组的组织形式来完成,不必在项目办公室设置这样的专职人员。这样,既不会使项目办公室的人员配置过于臃肿,也可以使单元组织了解企业的改革内容和目的,提高单元组织在改革中参与的积极性。待改革完成步入日常管理时,这些人员可以再回到原来的岗位上。

4、项目办公室运作中需要注意的问题

首先,要注意在企业的资源分配上抓住重要的要素。

在实际工作中,管理者总会发现一些要素比其他要素更重要。认识到这一事实有助于管理者抓住重点,比如,这个要素可能与企业的战略关系密切,那么这样重要的工作,就应该被分配相对多的资源,有助于企业的发展。

其次,不能一味的做企业资源的调度员,而要通过制度的不断完善,尽量使各单元组织之间进行自协调。这样,项目办公室可以向企业战略执行者的角色进行转变。做到上情下达、下情上达,熟知企业的基层运作,向企业的决策者提供真实可靠的企业运作情况报告,便于企业决策层能够做出正确的决策。

再次,要注意信息的收集与反馈。资源配置的组织过程就是通过有所侧重的资源配置,为实现系统目标提供支持;通过反馈控制,纠正各种偏离系统目标的行为,保证系统工作的效果。这些资源包括:人力、物力、财力和信息。对它们进行控制的根本方法是把握系统的人流、物流、财流和信息流状态。通过把握这些流的流量、速度、流向和形式等关键因素,一方面可以从总体上分配和利用资源充分发挥规模优势,另一方面可以保证企业在常规的状态下安全运转。

5、结语

企业管理者的主要职责之一是有效的使用该企业的资源,对组织中有限资源的合理分配,以达到在有限的资源范围内实现利益最大化的目的。通过建立项目办公室,综合组织的各种资源、加强单元组织的协调性是必要和重要的。如果让项目办公室充分发挥其作用,配合管理者把各单元组织的各种资源综合起来,协调起来,使各个单元组织间的协调性、合作性加强,改善企业整体的绩效,则企业的各项改革会在计划内实现既定的目标,使企业的日常管理更加规范、有序,从而达到企业在有限的资源范围内实现收益最大化的目的。

参考文献

[1]　王悦等.充分发挥项目办公室的作用[J].广西商业高等专科学校学报,2001(9).

[2]　刘群慧.单元组织的协调问题与协调机制[J].现代管理科学,2007(2).

[3]　赵宁谦.试论企业发展战略与项目办公室的运作[J].河北煤炭,2006(3).

[4]　张康之.论组织整合机制中的信任[J].河北学刊,2005(1).(本文于2007年发表于《时代经贸(中旬刊)》)

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