基于资源整合的项目办公室构建

时间：2018-12-28　　来源：《时代经贸(中旬刊)》作者：浙江工业大学经贸学院李林蕊施放

【摘要】：本文通过企业中各单元组织间资源协调的问题,阐述项目办公室在企业资源分配中起到的作用。

【关键词】：单元组织；资源项目管理；项目办公室

全球化经济时代,较高的质量、较高的生产率、较低的成本和对顾客需求的快速响应能力比以往任何时候都重要。为了实现对市场变化和顾客需求的即时响应,企业的单元组织间的资源分配与协调问题也就显得尤为重要。

1、企业在资源分配中面临的问题

一个企业,可以看作一个组织。组织又是由各个相对独立的单元组成。单元,作为基于合拢系统理论及生物机理构造的一种组织形式,其基本涵义是,整体组织中的每一部分都是完整和独立的实体,这些实体都可以独立地进行工作,并作为一个群体向着共同的方向前进。同样,企业中任何一个独立的可用资源都可看作单元组织,各单元组织共同努力,实现企业的整体目标。单元组织间不存在固定的结构关系,而是通过协调来形成目标明确、逻辑独立的组织。单元组织的表现形式多样,可以是某个具体的企业组织形式,也可以是超越个体企业的网络组织、虚拟组织。

单元组织,作为一个独立决策的自主管理实体,有自身的利益,他们会以自身的利益最大化为出发点,做出各种决策。单元组织虽然能够独立完成某项/些特定的任务,但作为企业的一部分,单元组织间的协作是否协调就显得尤为重要。单元间协调的合作,归根结底,是企业的有限资源在单元组织中的合理分配,以达到企业整体目标最优。解决单元组织资源掠夺和不合理分配的冲突,不应只寄托在权威或个人信任的基础上,而应通过制度或规范机制来实现。

2　、企业的资源分配实现途径———项目办公室的提出

项目办公室是项目管理中的一种管理理念。在项目管理中提到的项目办公室的概念,主要是针对对外的项目业务,为项目经理和项目组提供各种关于项目的支持、指导和辅助管理,如进度报告、项目计划、风险管理、第三方参与管理、动态控制和质量控制等,以减少项目实施的风险,并努力保证项目能够按照预定的计划完成,使企业在项目实施中得到最大的效益。

由于项目管理理论和方法体现了集约管理的原则,有助于企业实现优化配置资源的内在要求,项目管理技术已为越来越多的人所认可,被认为是对项目进行管理的更有效工具,并且在企业整体运作方面的效果也很明显,因此运用项目管理进行战略管理已经成为众多企业的选择。目前很多企业已经在自身的管理和各项改革中普遍引入项目管理的思想,即“按项目进行管理”。

企业项目管理就是站在企业高层管理者的角度对企业中各种各样的任务实行项目管理,是一种以“项目”为中心的长期性组织管理方式,其核心是基于项目管理的组织管理体系。

项目办公室可以认为是制定企业发展战略的支持机构和战略实施的执行机构。作为一种新型的组织管理形式,项目办公室处在企业整体的平台和角度上,可以改善企业对各种资源利用的计划、组织、执行和控制方法。它不仅可以在以项目业务为主的企业中,协助项目经理解决因内部原因造成的项目进展中出现的各种问题;还可以解决企业内部的管理问题。如果能正确实施,项目办公室可以成为以保证目标实现为目的的企业内部资源协调和合理分配的一个重要组织。

3、项目办公室的构建

项目办公室如何构建,能实现企业整体资源合理分配的职能呢。

首先,应明确项目办公室具体的工作职责:充当信息交流中心,进行企业整体的联系和沟通;对企业日常管理和改革方案中的各项工作进行综合,回避风险和不确定的因素;确保各项计划能顺利执行,使其与目标要求相符。有了这样的职责定位,才便于项目办公室的构建。
其次,是企业对项目办公室的整体定位问题。

既然希望项目办公室能够在企业管理中起到整体协调、资源分配的作用,那么它在企业中的定位应该不低于其他任何部门,这样才可以站在企业的整体高度上审视公司的各个单元组织之间出现的任何问题;能够通过行政手段调用到企业中的所有资源,以达到合理的资源分配的目的。单元组织也会积极配合项目办公室,向其提供单元组织内部的资源,以达到单元组织间资源共享的目的。此外,项目办公室的定位不止要在组织形式上站在一个高度上,也应该使企业各个单元组织成员尤其是所有管理者达到认识上的统一,只有从思想上认识到,才有可能

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