项目管理办公室(PMO)和CSDL科学数字图书馆

时间：2018-12-28　　来源：《图书情报工作》作者：中国科学院文献情报中心毛军

统的培训等。2004年底以来,它将战略情报研究作为新的重点,通过科技动态监测快报、中国科学院院情分析和所情分析等产品化、系列化情报研究产品,辅之以专业化的数据分析软件“德温特分析家”,针对全院知识创新工程试点三期的“创新跨越、持续发展”目标,面向“10+1”研究基地的建设,支持和建立了“国家科学思想库”,提供战略情报研究和学科发展分析服务。

2.4.1 数据库组团采购按照“资源到所、服务到人”的数字信息资源建设方针,CSDL一PMO通过网络将文献资源直接推送到科研第一线,切实保障科研人员在自己的实验室和办公室就能方便地使用所需要的资源与服务。具体建设目标是:充分保障文献检索能力,重点保障核心期刊的全文获取能力,建立其他资源的可靠的共享使用,逐步调整印本文献资源,初步形成可靠的文献信息资源保障体系。建设方式

是统筹规划、集团采购、多元投入、协同保障。建设的组织机制方面由CSDL文献资源采购协调小组进行宏观决策,文献资源协调工作小组进行具体操作,CSDL项目管理中心提供运行支持。

2.4.2 招投标管理CSDL的所有建设项目均采用招投标机制进行建设,但采购国内外专业数据库和组织有关培训除外。建设项目按国家和科学院的法律法规进行公开招标,通过专家评审确定项目的建设单位,CSDL委派专门的项目联系人,对项目进行日常监督和管理。

项目的评审专家组由CSDL一PMO根据项目的性质在评标前产生,其中院内的专家严格控制在30%以内,一般院内的专家不会超过2个。CSDL一PMO和院出版图书情报委员会领导还定期作为专家进行项目的评审,了解项目评审的过程。CSDL一PMO参考专家评审结论,进行例会讨论后确定项目。

CSDL一MPO对所有的项目进行分类管理,每类项目由专门的联系人负责联系。项目联系人根据项目招标指南、项目任务书和标书对整个项目的进度、经费以及评审活动进行全程的监督与管理,项目联系人并不参与具体的项目,而是对项目的整个流程保持密切的联系,协调项目建设单位之间的各种关系,保证项目按照任务书的要求和进度按时完成。

2.4.3 资源和服务百所行为使全院科研人员能够充分了解和使用CSDL资源与服务,CSDL一PMO组织院文献情报中心和四个地区文献中心,在研究所图书馆员和数据库出版商的配合下,开展了“服务百所行”—资源与服务推介和培训活动,并通过此项活动,了解一线科研人员的反馈意见,推进全院文献情报系统的整体化建设与服务创新,完成为“一流”科学研究建立“一流”信息支撑体系的战略任务。

3、PMBOK框架下的PMO运行模式

CSDL在2001年成立之初,并非按照国际通行的PMO模式来建立管理模式,同时PMO的成功案例也多出于跨国企业管理的多个项目的实践。如今以CSDL一PMO来命名数字图书馆建设的管理实践,是为了从管理理论的角度分析CSDL建设的经验和教训,以求在今后的数字图书馆建设实践中,将项目管理提升至与技术、标准相匹配的水平进行全面的考量。下面试从项目管理的知识体系(porject man-agement body of knowledge,简称PMBOK)的框架探讨CSDL-PMO的实践。

3.1 PMBOK

PMBOK由美国项目管理学会于1984年提出(2004年修订第3版),成为项目管理的国际公认标准。它总结了项目管理实践中成熟的理论、方法、工具和技术,也包括一些富有创造性的新知识,把项目管理知识划分为9个领域(集成、范围、时间、成本、质量、人力资源、沟通、风险和采购),每个知识领域包括启动、计划、执行、控制和结束等项目管理过程。

3.2 PMBOK框架下的CSDL一PMO

3.2.1 项目管理的利益相关者CSDL一PMO不是一个实体组织,而是针对CSDL设立的“临时”机构。领导委员会、专家委员会和PMO的成员来自中国科学院机关、研究所和院文献情报系统,对PMO的工作人员实行项目聘用制。CSDL一PMO对上由中国科学院出版图书情报委员会管理,联络全院近百个研究机构和植物园、天文台等支撑机构的图书馆;对外则代表全院文献情报系统,组团同国内外数据库提供商进行谈判。CSDL并不全额支付数据库的采购费用,而是通过补贴和价格谈判的方式调动全院有关研究所进行经费的匹配,在文献服务系统平台建设方面,csDL一PMO通过招投标和软件开发与供应商、系统集成商、设备提供商建立联系。在图书情报行业,CSDL一PMO亦作为中国科学院数字图书馆的代表,同NSTL、CALIS等数字图书馆

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