如何开好项目会议︱项目例会

2、会议纪要有哪些内容？
会议记录的主要内容包括会议的全部要素，如：议题、议程、时间、地点、参与人、主持人、记录人、出勤情况、发言情况、决策情况、待追踪事项、会议附件等。
同时，为了及时贯彻会议的精神，增强会议时效性，趁热打铁追踪会后的待完成事项，会议记录最好要在会议结束后24小时内完成并发送到与会人员手中。
会议记录要明确记录待跟踪事项，可参考下方表格。
对会议记录的一些Tips：
(1)重要的会议应录音下来，从而使整理会议记录时有依据。
(2)除非有必要，定期召开的会议通常不用录音。
(3)大多数会议都要指定一个会议记录者。主持人最好不要兼任此项工作，有的时候应付不过来，虽然这么说，但是部分重要会议我还是兼顾主持人与会议记录者的角色。
(4)会议记录时的字迹还是不要太潦草了，否则会后自己都不认识了，我就有过这样的经历，最后只能想办法圆（编）过去。当然了笔记最好用电脑打出来，方便参阅。
(5)会议记录者还要及时指出令人困惑的发言，请该发言人解释清楚。适时做总结，协助主持人进行讨论。
(6)讨论过程中所达成的各种共识，最好在会议结束前进行小结，在会上当场向与会者确认每个结论都无误，否则会很难受，别问我咋知道的，吃了很多亏！
(7)有哪些证据支持次议案的通过，及反对意见如何分派工作的详细情形及完成日期。
(8)会议结束后重新整理所记录的内容，尽可能维持在最少的页数。
(9)会议记录应该在会议中记录清楚：出席人员、缺席人名单，使用简短的一段文字，明确与会者重点工作分派及完成日期。
(10)会议记录者应与会议纪要的审批人共同审核会议纪要，通常会经过审核、审定和批准几个环节。会议纪要确认后，将此份会议记录发送给所有相关方。
3、会议纪要发布后是否要跟进？
需要。
会议发起人要指定专人来跟踪会议纪要的完成情况，可以是会议主持人、记录人或指定的其他人员。并明确定义好跟踪的频率和汇报的机制，即多久在什么凭条进行汇报，直至所有事项彻底完成。
如果是例行会议，要在下一次会议前，整理出待完成事项表的追踪情况，并在例会上作为固定议题进行完成情况的汇报，以督促相关人员保质保量地完成任务。
对于已经完成的事项可在进展汇报后再表格中删除，而对于未完成事项需集中整理后，作为此次会议的附件再发送给全体与会人员，制止跟踪至关闭。
参加会议的人大部分是只记录或记住自己所关心的内容，而不相关的内容则不怎么关心。
因此，为了能够将参会者的发言、宝贵的思想火花及最终决策、待完成事项能够清晰地保留下来，必须要做好会议记录以及会后跟进。
五、会议主持人和会议协同
1、会议主持人的技巧
毋庸置疑，会议主持人的作用无可替代，项目经理作为项目会议中的常设主持人，必须要懂得会议管理中的技巧和原理，会议主持人在会议中，要关注听和说两个方面。
(1)关于听
倾听是暂时忘掉自我的思想、期待、成见和愿望，全神贯注地理解讲话者的内容，与他一起去体验，感受整个过程，这是一种管理技巧，其实是可以通过学习和锻炼得到提高。
虽然之前有聊到过，会议过程中经常会有人文不对题，不知道在说什么，但是建议主持人无论如何要尽可能学会倾听别人的故事，进而倾听别人完整的故事，最好能在听完别人完整的故事之后再发言。
首先，只有听完别人完整的故事之后，你才能换一个角度，站在他人的立场上，充分理解他人的处境、他人当时的心情，也才能帮助你做出正确的判断，以免犯下无法弥补的错误。这是倾听的第一步。
其次，倾听时主持人的眼神最好与发言者相互接触，甚至是点头示意，要使发言者有一种被重视、在沟通的感觉。另外如果是发言者对着你说，尤其是老板对着你说的时候，你可能还要发出一些倾听的声音，例如“对对”、“好好”、“哦哦?”“确实”这样的话，你懂得。
此外，主持人多数会站在主席台的位置，身体前倾也是听的有效技巧，这种往前倾的姿势是保证精力充沛的良好方式，同时还可以保证你不走神。
最后不要忘了，听的关键是重复和总结，最终目的当然是要做好相关的会议记录。
(2)关于说
在会议过程中的表达也要遵照73855法则。73855法则是由西方学者亚伯特·马博蓝比提出的，其中7％代表的是文字内容、38％代表的是语音语调，55%代表的是肢体语言。可以看出，在面对面会议中，肢体语言和语音语调比文字内容要有效的多。
除此之外，会议主持人还有以下说话的技巧：
①　展示。即主持人使用73855原则，把自己所要表达的观点展示给大家。
②　探询。参会人员对汇报者或主持人的发言会持有许多不同意见，这时候主持人要用一些经典的探询式问话来了解与会者的意见，例如:“然后呢?”“那现在情况怎么样呢?”“那你到底需要什么样的支持呢?”
③　评论。参会者回答完主持人的探询问话之后，主持人需要接着作出评论，比如“我明白你的意思了”“所以你想表达的问题是…”这样两者的沟通就可以顺畅进行了。
④　建立。评论之后需要采用“建立”的说话技巧。“建立”就像搭积木一样，是指主持人将与会者表达的思想按照层次逐级归纳，从低级到高级，由初级协议至中级协议再到最终达成一致。
“建立”经常使用的问话是“我们讨论完第一个问题了，接着我们再进一步，第二个问题是想表达什么?”“那我们再深一步，你如何看待这个问题的成因呢?”“我们进一步具体怎么解决这个方案呢?"
⑤　测试理解情况。在会议中总有一些人表示反对意见，对于这些反对意见主持人可能没听明白，或者大家可能没有听明白，这时候就要采用“测试”的问话方式，来测试一下大家的理解情况。
⑥　总结。在测试完理解情况之后，就需要总结，即把大家的意见集中，例如:“刚才大家讨论的内容，我做下小结，如果有未尽事项，请大家帮忙补充，一、二、三…”。
⑦　排除与引进。排除是指拒绝某些参会者继续发言，引进指邀请某些与会者发言。具体是指当主持人碰到那些说话容易滔滔不绝，或是说话总是跑题的发言者时，要将其关在门外。
相同的问题，可以问问其他人的观点，把别人带到对话里面来就是所谓的“引进”。排除的是滔滔不绝的人，引进的是沉默不语的人。这是两种很好的说的技巧，这两种技巧通常是连用的。
⑧　强调会议议程。主持人就会议议程时刻保持提醒和强调的状态，主要的目的是掌控会议时间。一个会议进行到一定时间时，主持人就要根据实际情况说：“这个议程已经超时了，要不我们就谈到这里，后面还有几个议程要谈”。