如何开好项目会议︱项目例会

(2)鲨鱼事件
① 有攻击别人的倾向；
② 总是给予消极或者否定的意见。
应对：
① 非语言性打断，同上面第1点；
② 重申会议规范，同上面第2点；
③ 反问法，通过反问对方的想法和问题，如果对方答复你的问题后，主控权就被你夺回，不要忘了，赶快引导到主题诉求上来。
(3)驴事件
① 过于敏感，或者防卫性很强，心中有面墙；
② 不能站在别人的立场上看问题，没有同理心。
应对：
① 点名发言，既然你防备心那么强，那就偏要你发言，该你说话的时候就要说话，该接轮子的时候就要出来接轮子，跑不掉的。
② 重复问题，可以提醒对方站在客观的立场看待问题，回归问题本身，而不是活在自己的世界里。
③ 突出他的贡献，捧一下他，卸掉戒备，换位思考。
(4)兔子事件
① 质疑正在使用的流程和制度；
② 总是提议不同的流程或者建议。
应对：
① 首先，要肯定他的贡献，先捧后杀；
② 其次，要重申现在是有现成的程序的，并不需要重新制定程序和机制，可以试用现在的程序，不行再来谈。
(5)螃蟹事件
① 开会的同时处理其他的工作，心不在焉；
② 私自开小会；
③ 经常接电话、瞌睡或者故意看窗外。
应对：
① 强调时间压力，重申会议规范
② 代入别人，有的时候参会者心不在焉可能是参与感不强，议程与他相关性不大，这个时候就要主动代入别人，可以征求下意见，拉过来参与讨论；
③ 短暂沉默，这个办法还是挺好用的，如果有人在开小会，或者心不在焉，会议主持人可以尝试停下来沉默一下，这时往往会议室会重归安静，大家也会重新聚焦到会议本身。
从以上内容可以看出，会议过程中的管理就是相关方管理，把会议做决策的相关方管理好，无关人员和潜在破坏会议节奏和议程的相关方管理好，基本就可以保证会议过程中的质量。
四、如何做好会议纪要与跟进
会议开完就结束了吗？
当然不是，衡量一个会议是否有成效，一是要看会议是否能够形成有效的决策，二是要会后的决策是否能在规定的时间内实现。
因此，会后的追踪非常重要，会后有追踪，才能把会议的决议形成生产力。如何做好会议纪要与跟进？
1、会议纪要谁来记录？
通常项目会议是有专人来做记录的，比如项目组内的例行会议一般由项目助理或项目主管记录，公司级的项目评审会/汇报会有专门的PMO人员记录，会议记录人主要有以下几个作用.
(1)会议记录者不可或缺。
会议记录者是参会人员的重要组成部分，他的重要性仅次于主持人，他也是导致一个会议成败的关键。
(2)会议记录者的一个主要功能是记录和维持议程所设计的程序。
这一功能主要表现在会议的事后跟踪这个部分。会议记录者在会议的过程中主要负责记录、维持会议的议程所设计的程序，可以起到“和事佬”的作用。
(3)会议记录者还有协助主持人做好会议总结与归纳的功能。
会议记录者最好是那些有潜力做主持人的员工去做这项工作，因为这样做可以帮助公司培养后备人才。并且最好是要由不同人员轮流担任会议记录者，而不是由固定的人专职担任。
因为这一做法有助于锻炼一群人，而不是一个人，像我的团队就是轮流进行会议记录的，经过了一段时间的锻炼，每个人在这方面都有很大长进，写会议纪要不在挠头。
(4)观察预防功能。
会议记录者的观察预防功能是比较容易被忽视的一大功能。简单来说，会议记录者可以以一个旁观者的角度来观察会议中是否存在一些误区，同时可以从旁对主持人做出提醒。
例如，可以清楚地观察在会议中哪些人发言过长，哪些人尚未发言，并对这些情况做好相关纪录，以此来提醒主持人。因为主持人是要沉浸在会议中的，有的时候没有办法完全跳出来进行观察，这时候会议记录者就可以发挥作用了。
有些人认为会议记录者是会议中最简单的角色，别人说啥你就记啥就行了，但其实这种观点是不对的。上面也说了，会议记录者在会议中是仅次于会议主持人的一个重要角色。
因为，一名好的会议记录者可以增进议事效率，而一名不好的会议记录者不仅徒增误会，还浪费时间。一名称职的会议记录者不仅能仔细倾听发言，而且能准确陈述听到的内容，同时记录好几项发言而不失误。
一般来讲，会议记录者多少要具备一些“天赋”。
反应要快。对于大家提到的问题，能够迅速反应，并且直击要害，知道底层逻辑在谈什么。
写字要快。做会议记录，写字速度当然有一定要求，当然打字快也行，很多都是用电脑做会议纪要。
知识面要广。在做会议记录时，经常会听到一些专业术语，没有相对广的知识面，对这些专业术语，你可能既听不懂，也不会写，这属于一个会议记录者的硬件能力。
比如我们汽车行业的公司级项目会议，你必须要听得懂研发说的ADAS、OTA等术语，听得懂生产系统ERP、IMM这些术语，还得听得懂财务上RIO这些术语，否则这个工作就没法做。
记忆力要强。会议记录者要能记住发言者所说事情的前因后果，遇到一个很复杂又几长的问题时，更需要超强的记忆力，否则，很可能记到最后已经不知发言者所云了。当然这方面我们可以在会前对会议材料进行充分的了解，会中借助些电子产品进行辅助。
另外组织能力强、倾听能力强、总结能力强也是一个优秀会议记录者的必备素养。