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构建项目管理自动化,提升组织效能

时间:2020-08-28   来源:沐元说 沐元兮兮
从人肉到系统,从系统到AI,人类一直在自动化的道路上不断精进着。但不可否认,在实际工作中,仍旧存在着大量的人肉工作,这不仅给企业管理带来隐患,对于员工个人而言,也是一直处在疲于奔命中。这也是为什么很多企业会相对重视内部信息化建设的原因,缺少信息化,很多事做起来累,查起来烦。
各个领域都需要自动化,不仅是提升个人的人效,也是提升了组织的效能。
今天的话题由来是朋友发来的疑问,她想了解如何让大家了解项目报告线上化的必要性,以及线上化的推进策略。说老实话,互联网对于PM的重视程度在过去几年一直都是不怎么样的,先不说弱矩阵下PM没权没势,就说很多时候业务几乎没有专业的PM,而产研这边也经常是产品经理、技术leader兼任,就可以看出PM想要做点什么,真心只能靠自己打拼,也无怪乎在推进一些事情的时候阻碍总是那么大。
差不多是在18年下半年开始,PM的职位渐渐被需要,开始火爆起来,Boss上需要购买才能发布,但也仅仅是需要所以招人,就好比你需要个私人助理,但你没有私人助理也不会死(事实证明,私人助理可以坑死你。。。)
言归正传哈,借着这个问题,我将从三个方面给大家介绍一下我们的自动化实践过程。
为什么做
我们先来看一下PM的日常工作:
1、立项:立项流程、审批流程,项目信息收集(方案、目标、范围、干系人)
2、过程跟进:任务拆分明细、需求清单、依赖清单、MRD、PRD、日会周会纪要、日报周报、各类监控、异常提醒、风险/问题/变更处理记录、bug列表、测试用例、上线sop、回滚方案、事故处理流程
3、复盘:目标完成度、流程完整情况、资源人效、改进方案、todolist
你有没有过整理一份日报/周报花了几个小时?拼命回想自己干了什么?把碎片的东西慢慢拾起再去拼凑,累不累?
你有没有过催任务、催排期、催进度、催各种事,电话消息没有停,还经常被人怼?
你有没有过被审计的时候,去翻邮件,翻聊天记录,翻各种文档,最后还是没通过?
最终极的对话你有没有经历过?
老板:你做了啥?
我:做了这做了那
老板:东西呢?
我:。。。(回去翻了半天,大部分都找不到了)
老板:晋升没你份了,再见
这一整套除了只能靠人去沟通的部分,其余多是流程、指标数据或是文档化的东西,如果所有都靠人肉维护,人力成本、时间成本、管理成本都是非常高的。所以我们需要自动化,需要将大量人肉统计或者维护的东西搬上系统工具,来节省成本、提高人效(人类为了方便,总是能不断创造的)。
大家不要觉得这是PM自己的事,也不要觉得工具自动化方便的只是PM,项目不是PM一个人的项目,是大家都在做的项目,所有的数据在系统工具中的透明化、所有流程sop的沉淀是整个项目组的财富。每个项目的过程数据可以最大程度的避免扯皮,公正每个成员的产出,有了基础数据,各种报表再也不是问题,不用再辛苦去搜excel公式,不管哪个角色,哪个层级,哪种需要都可以满足,真正做到可追溯、可审计。
Ps:心术不正浑水摸鱼的同学可能就比较痛苦了
怎么做
做自动化不是简单的造一个系统,找个工具录入点数据就完结的。它是一个长期运营的过程。
我们将自动化作为一个大任务进行拆解,一共要做几件事:线下流程全部跑顺——>系统工具上线——>将线下过程搬到线上——>输出数据报表
自动化的前提是你的线下项目管理动作已经落实了。比方说,你刚进入一个没有项目管理的团队,直接就要求大家把任务拆到jira上,你觉得大家理你的可能性有多大?但如果你一开始用excel或者白板养成了大家拆任务的习惯,你再以帮助大家提效为目的,把excel/白板变成系统工具,就会简单很多。
落实完线下动作后,你的系统工具一定是依据线下流程来设计的,当然,你可以使用通用的工具(类似jira),但通用的工具对于定制化需求的支持度低了一点,可能还需要二次开发。对于系统工具的选用(无论是自己开发还是使用市面上通用的),都建议要贴合实际的项目管理流程,同时也要接受,工具只是优化,并不是完美,所以不要像要求你家娃一定要考100分一样去要求它,它和你都会很痛苦。
有了可用的工具,就可以实施线上化啦。搬的过程不建议一股脑,问题还是会不断出现的,如果直接要求全部搬,可
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