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建立起巨大价值PMO的6个秘诀

时间：2020-08-18　　来源：Danny话你知

这是很难解决所有与项目办公室（PMO—Project Management Office）有关的潜在服务的，但在这里就企图去总结它们其中的一些。放在心中的，可能并没有一个单独的PMO，会承担所有以下陈述服务的责任的。无论怎样，了解众多可以提供的服务的本质，会有助于你确定你的PMO所提供最重要的领域。

1. 创立及支持文档库

部署公共项目管理行为的价值建议之一，就是重用流程、程序、模板、前例证、等等的能力。无论怎样，重用文件的能力并不会像魔法一样出现。如果项目经理想要看到，是否有现成的材料能帮助他们，他们就不会期待去联系每位其他的项目经理了。要促进行为及文件的重用，PMO就需要创立及管理一个文档库。这或许会很容易设定一套目录架构，让公司中的每个人都可以接触到。这亦或许是更为精细及多功能的，就像是一套特别为文件管理所设计的工具。根据你是怎样实施这些功能的，你需要适当的设定一套分类架构，确保只有被批准的讯息在这里发布、确保讯息保持是最新及相关的、并且确保公司会主动推广及利用这些功能。

2. 把关键的教训转化为最佳的实践

在每个项目的最后，项目经理、团队、客户、以及主要的持份者，都应该一起在项目结束会议中，讨论一下计划的及真正发生的东西。在会议的某些要点中，你应该把你的注意力转化为学到的教训，在文档库中应该收集到及整理好的教训。无论怎样，所学习到教训的一个问题，就是它们一般都是适用在一个项目中的。

随着PMO收集到越来越多关键教训的时候，他们或许就会开始看到学习教训中浮现出来的模式了。在某些要点中，从项目中学到的教训可以提升到最佳实践的水平。最佳实践的陈述意味着所有项目都可以得到好处，而不只是一些报告出来的。

3. 协调公共资源池

所有的公司都需要有一个员工项目的行为，在某些公司中，资源是按商业单位分配的。在另一些公司中，所有项目的人员都会被分派给一位中央员工。自从PMO成为了所有与项目管理相关活动的焦点，这就是个管理这些公共资源池适当的地方。这资源池或许只是为了项目经理，又或者或许会为所有潜在的项目团队成员。建立起公共资源池涉及盘点所有共享资源的技术存仓，并且保持追纵每个人何时在他现时的项目中会变得空闲。PMO然后就可以在新项目开始的时候，有空闲的数据了。事实上，PMO可以基于技术组合的空置，启动某些项目。

4. 记录回看服务

记录回看可以在单独基础的提供上，有助于确保项目经理利用这标准的模板，能按他们的企图，让他们能清楚及一致的完成。这服务基本上只涉及项目经理发送项目的交付物，以接受快速的回看及回馈。PMO并非在「审批」文件，但它们是在提供内容、格式、以及那些特定文件可读性的回馈。

5. 定义项目中合约商的角色

大部份公司都会在他们工作量的某部份中利用合约商的，你公司必须要回答的问题就是，怎样才能充份利用合约商，以及怎样才能充份利用员工，这并没有一个答案能符合所有公司的。每间公司及每个组织都必须确认那些对于他们最重要的事情，并且在这种情况下建立起利用合约商的整体政策。举例，一间公司或许会决定他们的业务要运行在他们的遗留系统上，同时他们并不信任合约商能保持那些应用程序的运行，但他们或许在新项目中宁愿利用顾员。同样，某些公司会坚持把所有高级职位配备给顾员。而另一些公司把合约商放在任何位置上都没有问题，在那里他们缺乏顾员，又或者没有适当的顾员提供。PMO就可以为你的公司，有助于确定适当的政策了。

6. 基准

当你的公司在利用量度标准上变得更为精密的时候，你或许会意识到在内部项目中收集内部数据是很宝贵的，但就只可以带你走到这地步了。你不能真正的知道你项目的交付是多么有效率和有效的，除非你可以相对其它的公司，比较你交付的项目怎样。基准研究（一次性）及基准程序（长期性）都是你公司与其它比较的一个方法。基准会要求你收集一套，描述定义非常良好行为结果的前设量度标准。这产生的结果会由另一些公司捕捉到，利用同样的行为及定义组合，就可以用来建立起基准统计，让你的公司与其它的作出比较。这些数据可以被评估，确定这些改变是否可以在你的公司中实行，以达到类似的结果。

基准就是有些公司想要尝试他们自己动手的一个范围，它要求大量的工作，而且你定义的流程需要适用于一系列的外部公司。如果你要有基准，你一般就需要利用一间专门做基准的外部公司。这公司或许早已有了流程、量度标准、定义了基准的核心组合。他们亦可以花时间来让其它公司参与进来，他们可以主持这研究，同时他们可以帮助解释结果。

总结

很多公司发现如果它们要达成未来商业的挑战，它们就必须建立起项目管理的能力。在整间公司中一致的实施项目管理行为亦是很重要的，这会带出效率，并且有助于更好、更快、以及更便宜的交付项目。下个步骤就是要确定怎样才能最好的确定普通项目管理的行为，以及确保在整间公司需要时能充份利用它们。

很多公司会把这个责任交给在项目管理办公室（PMO）中的一个或多个人，PMO有很多的架构，同时PMO可以提供很多类型的服务。每间公司必须首先确定对于它们很重要的服务，然后建立起实施的整体方向。由于这是文化改变的启动，那努力可以是很花时间以及很困难的。无论怎样，回报亦是很大的，如果PMO是在清晰的愿景、强有力的赞助、以及坚实的方向下建立起来，它就可以成为公司建立起巨大价值的手段。

（原文标题：以其它产品和服务的提供来完善项目管理办公室）

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