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浅析PMO的本质和管理技巧

时间：2020-08-12　　 来源：麦嵩隆管理咨询
了。
要让项目成功的话，不能忽视的另一个重点，就是项目组织与公司既存部门之间是不可切割的关系，也就是“项目存在的目的，就是为了解决目前企业组织所无法处理的跨组织间的问题”。因此，有时候企业需要解决的问题存在于组织里，需要通过项目从外部去挖掘问题，让项目和公司部门]进行紧密的沟通是不可缺少的一环。
由此可知，项目经理的最重要工作之一，就是相关方的管理，公司里的每一个人都为了公司忙.上忙下，而项目经理.就是在其他部门与自己的项目组织的夹缝中的孤军奋斗者，所以支持这些项目经理的工作就是PMO的使命。
从目前PMO的业务内容来看，大部分的PMO也没有意识到支持项目经理的重要性。目前PMO多是以管理标准化为目标，而把支持项目经理功能慢慢淡化，导致变成一个功能不健全的PMO。我们认为PMO非常缺乏的部分，就是“见树又见林”的管理视野;换句话来说，就是要同时拥有项目经理和各部i门的视野。
“见树又见林”的视野不是一朝一夕就可以磨练出来，而是在管理的实践中慢慢累积出来的能力，所以经营者也要重视人才的培育，规划长期的人才培育计划。
“见树又见林”还不够
对于项目经理或PMO来说，要看到每位成员的状况及顾全大局是很重要的。也就是所谓的见树又要见林。我们在很多的项目中都有做到这一点。然而，即使见树又见林，还是遇到了很多窒碍难行的状况，这时候才体会到，见树又见林是不够的。
即使顾虑大局，也必须注意到运作的细节，有时候问题还是像雨后春笋一般地涌现。如果这时候去追根究底,是可以找到问题点;但若再进一步去追究‘“为什么会有这样的错误”，往往会发现环境会是其中影响最大的因素。环境又可以分为企业内部规则，制度，人员架构这样的内部环境，以及市场，投资，第三方资源这样的外部环境。
Example.1
以某一个软件开发项目为例，此项目所开发出的程序经常发生问题，经调查，发现是由于程序工程师疏于检查，当追究程序工程师为何如此粗心时，才了解是程序工程师还要处理眼前未了的项目，因此没有足够的时间检查。负责检查的人没有发现瑕疵才是原因，但是检查人员却不需要为这个过失负起责任，因为最后才明白，项目没有为程序工程师营造出明确执行的内部环境。
Example.2
疫情当下，我们的项目也面临着外部环境的变化和挑战，餐饮，交通行业的企业面临严峻的市场波动，现有资源无法有效利用;而快递，外卖行业的需求快速增长，反而出现外卖小哥人手不足的问题。能够有效整合和优化资源，为项目创造有利条件的企业，更有可能在新环境下活得更好。
从这些例子我们可以了解到，“要见树又见林，更要了解树林的环境”。
如果项目有障碍的话,从环境的角度来重新检视吧!
以另一种说法，“树和林是要在合适的环境中成长”。例如，我们遇到“开发时间短促，但是必须恪守截止日期”的环境，我们就要依据这个前提来制定主进度(Master Schedule) 等的整体规划(林)，以及各成员的执行规划(树) 。在这个前提下，监控项目整体与分配每个人所负责的执行项目，就不会因为无法配合环境而发生问题了。
即使我们规划了，有时候环境还是会有所变化，但项目要达成的条件无法完全依照环境的变化而改变。因此,我们仅能了解环境的哪一些部分被改变了，然后配合改变进行调整。而对于项目环境的变化所带来的影响，一般我们可以使用“流程化”及“制度化”的方式改善环境,或缓和恶劣环境对项目所造成的影响。
Example
举一个典型的例子，在疫情期间，许多企业推行线上办公，这样新型的办公方式，在确保大家的健康安全的同时，也带入了新的挑战，例如如何进行有效沟通，如何确保每个人的工作方向和进度。有一些聪明的团队也很快引入了线上工作的流程和规则，比如虚拟团队的组建规则，任务优先级的定义规则，任务报告流程等，使这样新型的办公方式更加适应外部环境变化，帮助团队高效推进项目。
检视当前的环境,是植林的好环境吗?
Example.1
再以前面所提到的软件开发项目的案例用来说明:首先，我们可以订一些规则，如“工程师在为项目开发程序时，不可以再分配其他项目”。再者，为了预防同样的问题产生，“凡是程序出现错误时务必
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