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浅析PMO的本质和管理技巧

时间：2020-08-12　　来源：麦嵩隆管理咨询

PMO和管理的本质

在实践中，PMO的管理(Management) ，绝不能想成控制(Control) 。PMO应该身处作战的前线，提供提升决策效率的信息，而这种积极的策略是提升项目管理质量的第一步。

PMO翻译成“项目管理办公室”，字面上的翻译很贴近英文的意义;不过，其中关键的“管理”这两个字，容易让人和“控制”联想在一起，造成语意上的误解，这大概是因为把项目管理和控制联想在一起的原因。对笔者来说，日语中的“管理”比起英语的“Management”，更像是控制(Control) 。乍听之下或许富含着哲学意味，请看以下的说明:

“管理是指做正确的事;相对来说，控制是指把事做正确，这两个是完全不同的观念。企业一般都把控制做得很卓越，但是不一定都是做正确的事情。要把事情做对的话，需要考虑整个管理体系，也就是所谓的项目管理。”以上引述于日本著名项目管理专家拳本展夫先生,说明项目管理对于企业之重要。

要从产生决策开始

笔者常强调“管理和控制是不同的”，对于PMO的管理角度，这里再次重申这个观念。虽然需要制式化的管理执行来执行决策，但如果只是遵循规则，确保大家照表操作的话，那这种组织就不能称为PMO，而应该叫作PCO (Project Control Offce)。现今有很多项目经理或项目成员都把PMO的角色当作PCO,所以需要将PCO升级为PMO才行，必须让PMO蜕变成为“有价值”的组织。

这种观念不需要想得过于复杂，只需把目前管理的内容，从管理决策的角度重新思考。例如在问题管理时，不要在管理表上的状态区仅填写“延迟”，而是要分析“延迟的原因”，甚至积极召集会议以应对此问题，让项目经理能迅速检查进度报告，如此才是蛹化为“有价值”组织的第一步。

再来要思考的是，PMO是否常去项目的第一线呢?项目管理的任务之一，是要减少管理时数进而节省成本，但是其实更重要的是，要提高项目现场的生产效率，PMO要能提升生产效率，才能被称为一个“有价值的组织”。

将风险降到最低

当然，过于关切项目第一-线的话，反而会增加PMO的管理时数。同时，提到另一个管理目的，即把风险降到最低。彼得.德鲁克提到“管理是指现今社会信念的实施方案”，也就是说，这是随着资源组织化，通过逐步改善经济、福祉与正义，让人类生活的水平能提升的一种信念。这不只是通过想象力或形式上的知识体系构筑，而是通过实际可行的方式，让只能长出一根草的资源能够孕育出两根草，如此通过这些思想与实施方案以提升人类的福祉。

管理不只是讲台上的一门学问，更应该要有实际效果。要真正成为一个PMO,需要和项目经理们站在一起，从项目最前线的角度一起做事，这才是PMO的核心精神。

量化PMO的存在价值

PMO始终有个问题，就是“如何量化PMO的存在价值”。很多人或组织也很关心这个问题，那我们针对PMO如何量化进行讨论。PMO最主要工作之- - ，就是要打造良好的项目环境。何谓“良好的项目环境”呢?就是让成员们可以专注于自己工作的环境。

一个项目会向项目小组进行分工，每个小组都会对自己所负责的范围尽心尽力，同时又有分工合作的关系，这.些执行需要有一定程度的统筹整合执行。此外，除了项目本身以外，需要相关方的投入，如需要质量管理部门等的协助，才能让项目更顺利地进行下去。

执行整合的业务中，通常会有项目经理(PM) 或者项目领导者(PL) ，但是时常会出现不满的现象，因为他们认为比如信息搜集和数据制作都是烦琐的小事，浪费解决问题的时间，这样就不能称之为良好的项目环境了。

项目管理可视化

那我们来看看哪些是只有PM/PL 能够胜任的工作，然后让PMO来分摊其他的部分吧。

图2- -2显示应该由PM/PL 胜任的工作，读者可以试着用这张图，将一个月中要做的项目执行内容拆解出来，将更容易进行检视。

为什么PM/PL这么忙?

图2-3显示某项目在一个月内执行内容的范例，上述的第二个项目(项目进行所需要的决策制定，只有PM/PL 能够进行沟通)，标明原本就只有PM/PL 才能够胜任的此项内容，其他项目则是像PMO也能够代为处理的执行内容(所说的这些和企业文化、专业知识等无关，只需要了解现状就能执行)。

利用这种方式，我们就能够直观检视项目经理的业务内容，大家或许会很惊讶地发现只有PM/P

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