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组建项目管理办公室后，成功运营的秘诀

时间：2020-04-24　　来源：质量管理的那些年

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7.并改进项目管理环境

项目办公室推行的有效过程为组织提供稳定的项目管理环境。这个过程包括项目选择、项目启动、项目策划、项目执行和项目终结。这个过程是培训课程和指导计划的基础，它对组织的发展至关重要。这个简单有效的过程包括了项目控制和未决问题预警的必备因素。项目经理不需要一个400多页的过程指南。大多的项目管理工具和技术都是简单的，把这个过程弄得太复杂反而会导致它不被接受。这些是为复杂的人提供的简单工具。建立一个项目管理过程只是万里长征的第一步，更难的是如何执行这个过程。它需要高级管理层的支持来创造一个项目管理环境，要所有的项目经理与项目办公室在项目上通力合作并在执行过程中向项目办公室提供报告。

项目办公室必须坚持以改善过程的敏锐视觉来使用过程。它不是为了过程而过程，而是一个专注于可交付的、有成果的过程。例如，Gartner 小组的一项研究表明，随着项目管理严密程度的增加，项目灾难的概率下降。这个研究正是针对一个项目管理过程进行的。

项目办公室必须不断强调，这个过程的循环最终会获得更好的项目成果。它还必须确保所有的项目团队拥有完成项目所必需的软硬件。当项目办公室负责为多个项目提供支持的时候，这一点更显重要。项目办公室还必须发起正面积极的沟通计划，单单建立一个包含项目办公室信息的项目办公室Web网页是走不通的。沟通计划必须强调一致过程和经验教训的价值。项目办公室必须建立一个面向所所有项目经理的广播网络，向他们告知新的经验教训、摸板和工具。

8.鉴别并培养项目经理

为保持项目管理方法的一致性，项目办公室应该与现在以及未来的项目经理的培养建立联系。回想一下，项目办公室应该获得短期的成效并保持长期的目标。项目办公室最初考虑到是项目经理的鉴别然后是他们的培养。鉴别并培养项目经理是一个需要尽早着手准备的长期目标。在有些组织中，大多数的项目经理属于业务部门，因而鉴别项目经理并考虑他们的培养可能又是一个激烈的政治话题。它也可能成为人力部门与培训部门之间争权夺势的主题。

当前，越来越多的人意识到临时的项目经理对于公司的财务稳定性来说代价太大。在项目经理的培训和实际工作安排之间存在一些差距，为了弥补这个差距，更多的公司正转向为项目经理提供指导。导师帮助项目经理在短期内完成陡峭的项目管理学习曲线。项目办公室是提供导师的理想组织。

指导满足了个人发展的需要，并支援了培训教程。到底需要多少的指导取决于每个人。指导课程有正式的和非正式的两种。非正式的指导课程是与项目经理的一对一讨论。正式的指导课程类似于一个班级，班级以每个成员的项目中共同存在问题作为主题进行讨论。这样，导师加强了培训课程和项目管理过程。项目办公室为管理活动提供进度报告。应该注意的是，项目办公室不应当为了进度报告而将指导者当作间谍。指导者的使命是提供帮助。那么，指导是否真的有效?项目办公室应当定期询问项目经理，获得指导的效果以及有关方面改进的报告。

在缺乏大量人力以及培训部门的小型组织中，项目办公室在项目经理的培养中扮演一个更重要的角色。

另外，项目办公室在为组织的员工提供项目管理培训中扮演着重要的角色。项目办公室履行这个角色的方式有多种。例如，它可以与培训部门紧密合作，设计可以通过培训部门提供的课程。或者，项目办公室可以教授课程或者挑选外方机构设计并下发课程资料。

最后，项目必须正面积极地传达以下理念：作为项目经理是在组织内成功的途径。做一个项目经理不是人们躲避不做的，而是他们在要向企业内升职所必须做的事情。大多数公司没有认识到项目经理是企业成功的关键。他们没有给项目经理合适的薪水，没有给他们必须的奖励，没有理解项目经理必须经历的困难。

《财富》杂志把项目经理视为一种事业选择。Tom Peters在他的《解放管理》书中提出，项目管理是下一个千年企业生存和胜利的关键。显然，在这个混乱的年代，项目管理提供了一条有效运营的重要方法。项目办公室帮助组织确保他们能够在漩涡中生存发展，而且他们能够做到这一点。

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