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组建项目管理办公室后，成功运营的秘诀

时间：2020-04-24　　来源：质量管理的那些年

现实要求项目办公室必须对组织的需求迅速回应，但是，快速的修正措施并不能持续很长时间，很快整个组织又陷入混乱状态。

假如你已有一个项目办公室，你将如何去运营它?项目办公室的远景是在组织内部推广项目管理知识使其成为企业文化的一部分。项目办公室一旦建立，高级管理层就会想获得立即成果，即使在形成这种局面此之前得好几年他们曾经忽略、反对它。

项目办公室在项目管理中是一个稳定的力量，它必须在保持长期目标的同时获得立即成果。

而保持长期远景目标的同时能够获得立即成果的七大秘诀是：

控制失控的项目

帮助启动项目并建立一个估算和风险流程

评审并管理项目卷宗

进行项目评审和审核

组织和管理资源池

识别并培养项目经理

建立和加强项目管理过程

项目办公室在贯彻这七个项目管理理念时依据的哲学基础如下：

简单就是力量

标准化带来灵活性

一致意味着成功。

它们并不矛盾。事实是，推销一个简单的理念比复杂的理念要容易。标准化过程为项目经理提供更多的时间来关注重要的事项，而一致地实行好的项目管理将为项目带来成功并最终为组织带来成功。

所有的这七个秘诀应该被牢记以实现长期的远景目标。虽然这七个秘诀是关联的，它们并不一定要同时开始。那么让我们从那个能够获得立即成果以及能够为项目办公室带来声誉的那一条开始吧。

1.失控项目的控制

为了获得立即的成果，项目办公室应该采取的第一个行动是控制失控的项目。大多数组织都有一些失控的项目。有些组织承认这一点有些则不然。

把失控的项目重新扳回到正确的轨道上来，将为项目办公室带来好的声誉。如果组织拒绝承认存在失控的项目，那么去寻找失控项目的一些警告迹象。失控项目的一些警告迹象如下：

不充分的项目计划

错误的任务管理

糟糕的报告和交流

不经常的状态报告会议

不足的文档

突然的时间表变更

项目组织涣散

混乱的业务目标

极端的项目复杂性

不断上升的投入

过多的项目会议

一旦项目办公室确定了失控的项目，下一个步骤是向其提供帮助。如果失控的项目不止一个，项目办公室应当将注意力集中在优先级最高的项目上。

通常，支持关键业务目标的项目会吸引高级管理层的注意。但是，不是所有的项目经乐意接受帮助，原因仅仅是项目处于困境并不意味着项目经理希望得到帮助。许多项目经理相信问题是暂时的并且将很快得以解决。他们的独立、傲慢的态度经常是项目即将失败的主要原因。正如项目办公室所顾虑的那样，许多失控的项目是不可回复的且必须完全重新组织重新计划。项目办公室应当意识到失控项目的这种气氛和形势。

比如说，以下的诸多情况将会出现：

项目内的沟通不良

士气低下的骨干人员已经逃离或者正在逃离

项目交付推迟

项目范围失控

投资不断上升

项目计划已经完全被遗弃

项目成员陷入无休止的会议之中

客户失去信心，经常过问一些越来越具体的的细节

假如提供绿灯的话，项目办公室可以通过许多方式为失控项目提供帮助。

首先，项目办公室可以进行评估并向项目经理提交评估结果以利于项目实施。虽然这是具有吸引力且威胁更少的方式，但这种解决方案很少奏效，因为项目团队早已负担过重了。

其次，项目办公室可以为项目团队共同工作提出补救计划并实施这个计划提供咨询和指导。补救计划应当与其他项目人工一并安排。不幸的是，这将进一步推迟交付日期，并将给有关方面造成更大的震动。虽然这些方案可能奏效，但通常，项目可能在某一个点上被中止以重新分组、组织或计划。

2.帮助启动项目并建立估算和风险过程

许多组织无法在三个限制的范围内完成项目，因而项目失控是件常事而非例外。

俗话说“一分防胜过十分补”，项目办公室应该关注正在启动的项目以防止将来的失败和补救。项目不是在一夜之间就失败的，普遍是一段时间一点点的走向失败的。通常，项目偏离轨道的幅度是如此的微小以至于难于察觉，项目办公室不愿意追踪这些蛛丝马迹，因此它必然会走向失败项目的道路上来。更恰当的说法是如果项目开始得当的话，它的成功概率就会大一些。因此，项目办公室必须立即开始帮助新项目的启动，这样才能获得服务有价值的声誉。

开始的时候，项目办公室应该为所有的新项目建立一个包括估算与风险管理在内的项目管理流程。项目办公室应当鼓励项目经理使用最少的、必备的工具和技术来控制项目并对即将来临的问题提出预警。应当在项目的规划阶段开始建立控制项目和保持活力的工具并在每个后续的项目状态会议上进行评估。在项目执行过程中，项目规划阶段建立的东西都不应该被忽略或抛弃。成功的要诀是强调简洁以及最少的项目控制必备工具。

项目失败的主要原因之一是不良的、不一致的估算。利用WBS结构和自下而上的估算方法是对项目实施一致估算的简单方式之一。除了估算过程外，项目办公室应该建立一个简单的风险控制过程对事件发生的顺序和发生的概率进行估算。使用缩写RAID是一种简单的提醒方式以促使项目经理开始界定风险、假设、内容和定义。在项目启动阶段哪怕是仅仅考虑一下项目风险都是有

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