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从无到有组建项目管理办公室

时间：2020-04-24　　来源：质量管理的那些年

要想有好的管理，首先离不开好的制度。身边既然远处不在项目，那管理也是无处不在。对于IT类的项目，管理模式算是在成长中，但是要想获得好的效益，在竞争中存活，公司内部良好的项目管理体制是有效的方法。公司与客户要想双赢，这是必经之路。

如何组建PMO

组织现状调研和PMO概念普及

该阶段有两项重要的工作

组织现状调研

PMO概念普及

这两项工作之间没有必然的时间依赖关系，所以可以同时开展。现状调查是为了确定PMO的职能配置，而PMO概念普及是为了减少项目实施的阻力，赢取组织范围内更广泛的支持。

确定PMO定位

组织IT-PMO的基本定位是贯彻业务发展战略，遵循统一的项目管理方法论，对项目投资组合、资源等进行统一管理，保证组织项目的高成功率。

IT项目管理办公室的主要特色在于：

- 最大限度地集中项目管理专家和导师，提供项目管理的咨询与顾问服务;

- 将组织的项目管理实践和专家知识整理成适合企业的一套项目管理方法论，在组织内传播和重用。评估项目，并进行项目投资组合管理

- 为项目经理和项目团队提供行政支援，如多项目各种报表的产生;

- 为项目经理制定发展计划，并推动其实施;

- 收集和整理项目经验，提供给其它项目分享;

- 项目投入的资源、人员、工期和成本的分析;

- 制定项目建议书、项目计划、项目总结报告等模版，提供给项目经理和项目团队参考使用;

- 在组织内提供项目管理相关技能的培训。

选择PMO类型

IT-PMO，IT-PMO有几种类型，，组织可以根据其项目管理的特点，PMO职能管理的成熟度进行选择

PMO基本结构和人员组成

IT-PMO主要职能包括导师与方法论、PM工具、项目质量保障标准、项目评估与项目报表、项目投资组合管理、资源实现、项目财务管理等。

履行这些职能，项目管理办公室主要岗位包括：

◆ PMO 主任/经理

◆ PM 顾问/咨询师

◆ PM 助手

其他岗位包括：

◆ HR/项目资源分析师

◆ 厂商/合同分析师

构建PMO的基本程序

1.组织现状调研和PMO概念普及

2.制定PMO的章程。

3.制定PMO预案，涉及范围、约束、假设、风险、时间进度表、职能构成和岗位与职责。

4.成立PMO，试运作/运作

5.监督和控制PMO。

PMO试运行

PMO试运行阶段的主要工作包括：

◆ a.在组织内部开展PMO职能的试运行，收集用户意见并根据意见对PMO职能进行修改和完善；

◆ b.对相关部门和人员进行培训，帮助他们更好的参与PMO的运行；

◆ c.召开项目评审会议，对项目交付的PMO的职能进行评审和终验；

该阶段的负责人有两位：

一位是PMO建设项目的项目经理，主要负责任根据用户意见对PMO职能进行修补和完善；

另一外是已经到位的PMO部门经理，负责试运行范围内主动运作PMO的相关职能，积极与PMO干系人进行沟通，收集意见，推广业务。

PMO的关键成功要素

PMO发起人和项目团队应当积极主动与项目关系人沟通，及早开展PMO理念的普及。

在实施的过程中，项目团队需要有高超的人际关系处理能力，可以有效的化解阻力、处理冲突，同时，还需要有百折不挠的职业精神，遇到困难不轻易妥协，这样才能保证成果真正被组织所接受。

IT-PMO是综合性的项目管理组织，有几个成功的关键要素：

◆遵守章程：要求不同的项目、项目经理要遵守PMO的章程。

◆方法论：要求有统一的项目管理体系、标准和方法论。

◆适应组织文化：要求PMO要适应组织的文化特色，能根据组织文化的变革进行调整。

◆绩效测量：要求能对PMO的绩效有量化的指标。

◆雇员/专业：要求PMO的雇员和专业上要兼具IT、项目管理、管理体系、投资组合、财务等专业背景。

建议：什么组织适合建立PMO

PMO的理论与项目管理的先进理念都来源于国外，在国内算是刚刚兴起膨胀阶段。设立PMO是有必要的，具体还是依中国国情和组织情况而定。PMO的引入，主要是为了加强对项目的“企业级管理”，它不是试图去替代项目部或项目公司的管理，而是超越各项目之上，在企业内部形成企业级的项目管理能力。

如果所在的企业，每年规划、管理和实施大量的IT项目，而且在项目管理中具有如下四个方面的特点，建议组织可以考虑引入IT-PMO的机制。

第一，落实组织业务战略，成为IT部门的核心使命。为达成IT与业务战略的匹配，要求IT部门保证IT项目与业务战略的一致，IT项目达成其对业务支持的应用价值，IT项目要有高

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