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PMO最常见的项目管理问题及应对

时间：2020-04-22　　来源：东方大唐包秀明

的项目经理来讲，一方面通过系统可以标准的输出项目管理的过程文件，另一方面一定是增加了项目经理的管理成本。从管理学上来讲，管理层和执行层是对立统一的，项目管理工具的上线，方便的管理层，一定会给执行层带来管理成本。

增加工作量的问题是客观存在的，关键是怎么面对和解决这样的问题。正确的认识和引导是解决问题的基础，无论引入什么样的工具，无论做了哪些精简，成本是必然存在的。既然没有办法避免成本的增加，我们就应该提升成本增加带来的效果，多一些关注在结果的运用上，而不是把目光盯在成本上。比如员工填报工时，成本一定增加了，我们应该通过对工时的分析去解决一些问题，解决重点工作调整的问题，解决员工成长的问题，解决各团队资源分配不均匀等问题。

精简工具

是引入项目管理工具增加了员工工作量的典型错误处置方法

我们不能因为执行的效果不好而精简工具，我们一定要从结果上加大执行的力度，无条件的执行，工具是一把尺，是衡量我们执行效果的器具。

有很多客户上项目工具无法发挥成效的典型做法就是精简工具，这是大错特错的。首先引入工具的时候我们要充分考虑组织的承受能力，一旦明确方向和范围，我们就应该将中心从工具上转移到结果的运用上来，否则工具永远也不能落地。

问题二：我们项目规模不一样，能不能裁剪一些过程适应不同的项目？

对于项目管理成熟度低于三级的企业，尤其想按照项目规模的不同，把一些项目管理过程裁剪了的想法本身是不合理的，裁剪本身的概念是没有错的。很多厂商为了满足客户的需求也会积极的设计这样的软件功能，错误的把裁剪当成阉割去处理。

首先，企业内部项目规模不同是客观存在的。按照规模的不同，制定合适的过程裁剪是无可厚非的。但请注意，我们是根据不同的项目制定不同的过程，是根据不同的项目裁剪掉一些过程。这个过程是事先定义好的，这是精细化管理的体现。我们可以做到项目分类分级，不同类的项目和不同级别的项目，按照不同的思路去管控，这是非常好的。

其次在项目管理成熟度还不达标的前提下，试图对所有项目进行分类分级的管控是不切实际的，分级分类的思路是正确的，但分级分类的管控是对管理团队有更高要求的。我们应该抓住最为重要的类型项目，定制适应性非常好的过程节点。然后针对重点项目进行强化，待这类项目的流程都走的比较顺畅时，我们再推广到其他类项目，再进行过程的裁剪。

再次，我们也可以做个假设，如果真的按照裁剪的流程，那么项目经理的技能是不是也可以裁剪？我想答案是否定的。裁剪是流程优化的产物，裁剪不是流程偷懒的代名词。

同业的状况也证明了这一点，我们应该把更多的精力放在体系的执行上，而不是设计一套完美的体系过程。关注体系流程的执行效果就能推动体系的优化，体系的优化不是想出来的，是通过PDCA闭环的循环完善出来的。团队的精力有限，把精力集中，专注执行，专注结果。

问题一：项目管理流程混乱，要不要做个咨询？

咨询

是项目管理工具的前导

但咨询又不能脱离工具而独立存在，没有工具的咨询很容易形成一堆废纸。

很多客户对咨询都有自己的看法，偏负面的可能多一些。咨询的价值很难快速并且直接的体现出来。知识的沉淀和运用本身就是一个缓慢的过程，这是客观规律，不可能通过一段时间的咨询就迅速改变一个组织，但咨询可以加速组织变革。

项目管理五大过程组，十大知识领域，四十七个过程子域。除了美国的PMBOK，还有英国的Prince2体系，项目管理是系统工程，不能靠某一个点的推动而完成所有体系的梳理，体系的梳理需要参照同业，需要借鉴现有标准。但往往很多企业，会寄希望于通过工具完成体系的建设，这是完全错误的。

工具是项目管理思想的体现，每个企业有自己独特的基因和特点，发展速度也不一样，很难用一套标准的工具来解决现在和未来的问题，同样也不能指望一套工具会帮助企业完成体系制度的建设，特别是项目管理体系这样一个综合复杂的体系。通过工具来建设体系是本末倒置的想法，是不可取的。就像我们读书上学，一定要从基础学科开始，而不是一下子就从应用学科上手。从幼儿园到小学开始学拼音汉字，学加减乘除，到初中高中学政治、学代数学几何，等到了大学才开始学习一些工具，这是一个逐步积累的过程。

但项目管理工具又离不开咨询，咨询是项目管理工具的前导，有了咨询再引入工具会事半功倍，有了咨询我们的项目管理工具就有了骨架和灵魂。但咨询又不能脱离工具而独立存在，没有工具的咨询很容易形成一堆废纸。

结束语

当和美女PMO聊完，才发现时间过的那么快。这五个问题，是PMO遇到的非常典型的几个问题，项目管理的过程是复杂的，是需要用心和用专业去解决的。大家都说管理是门艺术，项目管理又何尝不是？再矩阵型组织的项目经理，他们身上担负的除了管理学所有的领域，还需要解决非职能经理对项目成员的关怀和成长。大家需要一起努力，从基础的开始，搭体系，建流程，上工具，就像项目管理一样，PMO自身也是一个项目管理。

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