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PMO最常见的项目管理问题及应对

时间：2020-04-22　　来源：东方大唐包秀明

四月初，在行APP上的一个美女PMO约我，和我沟通项目管理过程中的一些问题和应对方案。那天我们聊了近三个小时，回到公司，我觉得非常有必要整理一下这些问题，分享给我的客户以及同行。让更多的企业能够理解和解决这些问题，不再让PMO为这些事情而头疼。

根据PMI的项目管理体系框架，包含五大过程组和十大知识领域，共计四十七个子过程，过程复杂涉及面比较广。虽然项目管理是系统工程，不能头痛医头脚痛医脚，但很多问题我们需要先孤立来看，抓主要矛盾，打蛇打七寸，用最少的精力解决最主要的问题。

问题五：在工具中，项目风险管理模块用得不好，风险意识淡薄？

谈到风险管理，大家不约而同就会想到风险识别、风险评估、风险应对、风险监控几个过程，因为这是风险管理的标准流程，如果您对这几个过程也不熟悉，对不起，建议您重新回到课堂，重新复习一下风险管理的部分。

然而，现实比理论更残酷，我们虽然知道风险管理四个标准过程，但风险管理在企业运用的效果并不尽如人意。就像美女PMO问我的问题一样，“为啥我们公司的项目团队风险意识那么单薄？从来都是等到问题发生了，才告诉管理层，原来我们有意识过这样的风险。”还有客户曾经问过我，“我们目前项目管理的人员精力有限，能不能做一个简化版的风险管理流程？”在国内企业中，这两种现象和问题普遍存在，核心的问题在两个方面：

首先，风险管理的过程重点不在于过程，而在于揭示的这些风险后续的处理有没有获得相应的资源，特别是管理层的关注。在系统中，我们要让项目经理养成风险管理的意识就很难，更别说让项目经理把项目的风险暴露并填写出来，这是个非常痛苦的过程，项目经理或成员揭示了项目可能存在的风险，在现实工作中会给他们带来很多麻烦，需要评估、应对、监控这些风险，而这些过程换回来的大部分都是流程本身的考核，并没有真正让项目经理通过这个模块获得相应的资源。得不到管理层的支持，风险管理就会形同虚设。

其次，风险管理的优先级在一些项目管理成熟度较低的企业本应该低一些，没有必要小题大做。很多企业为了追求项目管理的成熟度或者某些方面的认证，会不惜一切代价甚至于强制让项目经理必须创建风险—我也曾经做过这样的傻事儿—将风险的个数纳入绩效考核，逼着大家暴露风险，这样做对项目管理自身没有任何意义。

很多企业的项目管理成熟度较低，没有必要在风险管理领域小题大做。要根据企业自身的特点，精简风险管理流程，在项目管理成熟度早期，可以只关注风险的记录，一旦有暴露出的风险，要重点关注解决，让每个暴露出来的风险都有一个归宿，要让项目经理感受到风险管理带来的好处。这样自然而然就可以推动风险管理的正向循环。

问题四：我们项目管理水平不高，项目计划是不是不要要求太细？

项目计划

是项目管理的核心模块，WBS的落地尤为重要

我们需要根据企业的情况来调整工具，而不是根据工具来调整企业。

以前大家习惯于使用office系列解决项目计划制定的问题。随着国内项目管理工具热度的增加，厂商在不遗余力的优化项目管理工具在线编辑等功能，对标微软，试图打造一款超越office project更优秀的编辑工具。我为国内软件厂商的勇气而感到自豪，然而笔者走访了超过百家企业，项目计划的使用状况不容乐观。

第一类用户，因为大部分项目是由乙方完成的，项目计划的编制都是由乙方的项目经理完成，或使用excel或使用project。然后通过上传的功能满足甲方在线编辑计划的需求。计划一旦上传，真正的计划调整并不多，而且瀑布式的项目管理是一个严肃的过程，需要尽量精细的论证才能发布。如果变化频繁，倒不如选择敏捷管理的模式。所以，在线编辑的功能就像鸡肋，用不好，丢弃可惜。

第二类用户，项目计划的要求并不高，而且项目计划的颗粒度很粗，因为领导关注的更多是资源、范围和质量，真正对项目进度关注的客户并不多，特别在金融行业。管理层更多的是关注里程碑节点，至于对WBS的关注，我想更多是项目经理或者项目成员自身。对于工作996的项目团队来讲，WBS的粗细程度要依据组织的要求来定，没有必要为了追求完美的过程而追求精细化。当然我们不排除存在对项目计划非常关注的公司，这是特例，我们不再赘述。

项目计划颗粒的粗细需要依据组织项目管理成熟的水平来制定，是细化到每个月，还是细化到每周，需要根据组织的发展动态变化，也需要根据项目的重要程度和规模来确定，一年期的项目至少要细化到每个月，一个月的项目就至少要细化到每天或者每周，项目计划的颗粒度大小没有一个标准答案。

问题三：上了项目管理工具，感觉给员工带来了很多管理工作量？

项目管理工具的需求在近五年非常多，项目管理工具发起人一般是管理层，而项目管理工具选型的人一般是PMO。角色不同，视角不同，所以需求不同。管理层通过项目管理工具规范过程，从而提升项目资源效率，让核心的资源投放到核心的项目中去。通过过程管控，提升项目质量，让项目过程中的数据能够精准呈现在管理层面前，从而支持正确的决策。而对于PMO来讲，落地项目管理过程框架，统一项目管理方法和思路，提供项目管理支持和辅导，减少PMO的日常琐事提升工作效能。而对于真正使用项目管理

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