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项目管理办公室战略计划的4W2H

时间：2020-04-20　　来源：月迹花开月迹

战略规划的4W

WHAT

首先区分一下几个易混淆的词汇:

战略是决定全局的策略；

策略是指根据具体情况而采取不同行动一种计划方案或者方案组合；

规划是比较全面的，长远的计划，规划通常前置定于是三五年规划；

而计划是一种对完成事情相关的资源时间的一种安排，时间对应的是一年以内的，年度，月度和周度计划；

如果自上而下来区分它们的层次的话，可以分为6个层次，分别是使命愿景，目的，目标，战略，规划，计划。

无论是战略还是规划，其本质都是从目标使命而来，而最终要落实到计划。

项目管理办公室的战略计划也是如此，总体来讲，它是是实现组织目标使命的一个总体路线，相对于项目计划或者某一单一方面的计划来讲，它更具有全面性，总体性。

WHY

那为什么要制定项目管理办公室战略计划呢？大体原因都是清楚的，就是在制定战略计划的过程中，对组织的愿景目标会有更深的理解，通过多方面的信息搜集，比如对干系人的情况的充分了解，对历史信息的整理汇总，对未来的预测判断，对组织和环境因素的客观分析，都能促成对未来可能的变更和风险有更多认识，从而在最后作出最恰当的投资和项目组合。

相反如果项目办管理办公室没有制定出符合总体目标和愿景的战略计划项目，很有可能在后期面临投资方向错误，资源浪费，时间耽搁的风险。因此必然不可能产生期望的结果。

WHEN

通常在年初或年末做年度战略规划的时候，就需要随之制定项目管理办公室的战略规划，而在单个项目制定计划之前，首先也得要有一个项目的战略计划。

WHO

制定项目规划，非项目管理办公室单方面就能做出，而是由这个组织的项目干系人，尤其是与组织的管理层协同制定。

项目的干系人包括项目的发起人，项目的客户，核心团队和项目成员。他们的态度，资源，能力，期望都对项目成果有直接或间接的影响，因此在制定战略计划的时候，不可忽略这些声音。

当然对于不同的干系人，我们沟通和获取信息的方式可以不一。比如对于管理层，我们会开展多次战略讨论会和战略分解会，而对于中层管理，我们更多的是对战略的进一步分解，而对于项目团队成员可以组织研讨会等。

战略规划的H

具体如何来制定一个既符合公司目标战略，又能对接到具体行动任务的战略计划呢？

充分理解组织的愿景目标

首先一定是要非常清楚的理解公司的目标和愿景。这是我们开启一切项目的出发点，也是项目的归宿点。抛弃了目标和愿景，我们所做的项目很可能只是昙花一现，只有很短暂的生命周期。

具体怎么来做呢？项目管理办公室的领导者，需要参与到组织层面的战略规划会议当中。如果不能，也一定要找到组织的高层了解，该目标和愿景制定的过程和背后的含义；如此才能在根源层面制定规划

客观分析项目管理办公室资源

了解了高层的目标和愿景之后，我们就要来审视项目管理办公室自身所处的位置，拥有的资源，掌控的人员，信息，流程，技术，与各个部门负责人的配合度等等。

这样做的目的是挖掘出部门的优势和劣势，然后充分发挥优势，通过一些手段和方法来弥补劣势。比如新的战略目标中对于产品质量重心较多，而组织中精通质量管理专业人才较少，则需要通过短期外训，或者外部引入人才，或者项目负责人之间的搭配组合，来弥补这部分的能力差距。如此，在评估自身资源和能力的同时，也做了一次风险分析。

确定PMO目标并确定项目优先顺序

明确了组织的目标，剖析了自身的能力和定位后就可以制定项目管理办公室的目标，以及根据组织的目标来排列项目和项目组合，设立其优先级。

这个优先等级分为两个层面，一部分是目标的重要程度，第二个是目标实现的紧急程度。与目标越相关则优先级越高，而目标越迫切的项目就越紧急，这个工作室项目管理办公室团队独有的需要认真协调的工作。

在这个步骤中，也因此生成了项目的实现路径，也即战略计划的主题部分。内容包括项目管理办公室的功能定位，以何种方式资源投入来实现组织的目标，这个过程中可能的风险，影响因素有哪些，如何衡量组织目标的达成等等。

制定目标追踪，监控和衡量绩效

建立与组织战略目标相关的绩效指标追踪是非常重要和非常有效的一个策略。一方面通过定期的追踪，能让我们看到各项目的差距，适时的调整项目计划和发起变更申请。另外一方面也确实能够让项目管理办公室的工作与组织战略紧密联系起来提升影响力和整体作战的氛围。

需要注意的是，无论指标连续不达标还是波动起伏，都应该是我们项目管理办公室去协助做出差异分析的地方。

制定有效的项目变更的管理办法

项目战略规划制定好之后不是一成不变的。而是要不断的去发现差距不足，适时而变，某些变更是有意义的，需要及时提出而有些需要在未来某个时间才能实施，无论如何，这个管理流程应该是清楚清晰和公认的，这样大家才能按照一致的方式来操作，从而使得变更对目标达成带来积极影响。

顺便提及一下，我们说在项目实施和监控阶段，也会有项目的变更管理流程。这两个的区别就是战略规划中的变更管理，更多是一种流程策略的达成一致，而项目实施监控中的项目变更管理，则更多的是具体的执行包括申请，实施，评价，关闭。

形成卓越文化，使命必达文化

最后项目管理办公室还应该在战略规划中增加组织文化促进这部分的规划。如果一个组织中对于目标的达成有着非常审慎和敬畏的态度，组织的目标更容易达成。而项目管理办公室在这方面起着很重要的作用，比如维持高标准的项目管理过程，开展项目管理的目标管理培训，实行全员计划反思的工作习惯，时刻传达紧迫的项目需求，组织目标愿景战略的分享等等。

战略管理的To Whom

综上，使用自上而下的目标深入了解，资源能力自查，项目评估，绩效监控，变更管理，文化促进这几步骤，来制定项目管理办公室的战略规划，将有助于更加高效的推进项目的立项，执行，监控和改进，从而更加有助于通过推进项目实现组织的目标。这几个步骤，你掌握了吗？

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