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多项目管理中 PMO 的作用

时间：2020-02-04　　 来源：bigsec岂安科技 阿木
企业为何要引入PMO
设想公司同期安排了10多个项目在等实施，如果各产品部门都有一套项目管理模式，既有研发直接参与定制的项目，也有需要实施人员一起参与的项目，实施和研发资源夹在中间，项目一直没有进展，半数以上的项目拖到延期还是无法交付的时候，大家都会着急思考接下来该怎么办？
于是，企业开始考虑引入 PMO（ ProjectManagement  Office，项目管理办公室 ），初级目标是为了统一协调各个产品项目的实施和研发资源，避免资源混乱造成的项目质量下降和进度延期。更高级的目标可以理解是为了实现项目的“企业级管理”，在企业内部形成一套稳定的项目管理体系，实现企业项目的效益最大化。
PMO介绍
美国项目管理协会(PMI)定义：
PMO 就是为创造和监督整个管理系统而负责的组织元素，这个管理系统是为项目管理行为的有效实施和为最大程度的达到组织目标而存在的。主要职责包括：多项目协调与控制、提供专业项目管理资源与咨询服务。
所以，企业引入PMO，既不是为了取代项目部，也不是为了监管项目经理，而是因为企业在规模扩大的过程中出现了多项目管理情况，为了解决项目之间、项目与组织之间的资源问题，为企业项目管理提供方向和咨询、指导，PMO才应运而生。同时，企业中PMO的发展，也成为了评价企业项目管理成熟度的参考之一。
PMO的阶段和表现
企业根据发展阶段的不同可以选择不同类型的PMO。我们根据PMO对产品、项目和资源三条管理主线影响的不同，可以把PMO划分为以下三大类型：
 
阶段
第一阶段
 
类型
项目中的PMO
 
描述
针对一个大型项目拆分为多个子项目的情况，需要成立一个独立的PMO来保证项目整体的管理和决策，项目结束之后就会撤销。
 
表现说明
比如，作为手机ODM厂商，针对每一个新款手机的生产项目可以成立一个PMO。PMO成员是由手机硬件生产项目经理、手机系统软件研发项目经理等多个子项目的项目经理组成，并在其中设定一名主项目经理，对项目所有进度计划、资源需求和成本负责。保证这款新手机能在发布之前，能够提供合格的批量生产服务并顺利交付。项目结束后，项目资源又会再分配，投入到下一款新手机的研发和生产项目中。
 
阶段
第二阶段
 
类型
部门中的PMO
 
描述
针对一个部门，其资源横跨多个项目的时，需要成立一个PMO进行多项目管理，主要为部门服务。需要遵守和配合企业其他管理部门制定的规章制度，协助管理好部门内的各个项目，做一些跨项目协调的工作。
 
表现说明
比如，企业在产品技术中心成立了一个PMO来协调产品设计和技术研发资源。当多个项目争夺一个系统设计师资源时，通过PMO建立的项目管理体系，可以确定项目的相对优先级来解决公共资源需求冲突的问题：高优先级项目资源优先排期、低优先级项目资源延期或安排替代资源。
 
阶段
第三阶段
 
类型
企业中的PMO
 
描述
在企业中是一个相对独立的管理部门，除了要跟踪多个项目、在多个项目中协调资源之外，还要考虑企业的项目管理体系建设。需要从整体上提高企业的项目绩效、为项目的管理建立外部环境、衡量多项目的优先级并保证项目的优先级判断与企业的战略保持一致。
 
表现说明
比如，企业在面临多个项目的选择时，需要一个完整的系统来获取整个企业的所有项目活动信息来协助高层管理者决策，以实现企业项目的效益最大化。企业中的PMO是负责站在公司的角度来建立符合企业发展战略的项目管理体系，同时还负责培养项目经理团队、建立项目管理信息系统、为项目提供专业资源和咨询服务、实现多项目协调与控制，成为了提高企业组织管理成熟度的核心部门。
 
PMO与多项目管理的关系
多项目管理，就是指在企业中同时管理和协调多个项目的选择、评估、计划、控制、执行和验收收尾等各项工作，满足所有项目的综合执行效果最优化的项目管理方式，而PMO就是项目型企业实施多项目管理的组织部门或机构。
PMO在企业的不同阶段分为多种类型，但每个类型的PMO职能都可以理解成收集所有项目的进展信息，然后向上提交项目整合报告。这个工作任务听起来容易，但实际操作仍有很多阻碍。比如：需要各个项目经理定期提交的项目报告，经常会因为“正事干不完，没工夫填表”
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