百变PMO之裁判员与调解员

在项目密集型的企业内建立PMO很有必要，因为PMO不止可以对单个项目进程起到监控作用，还可对多项目之间的冲突进行有效协调。
接下来向大家分享一个PMO解决多项目资源冲突的案例：
案例背景介绍
X开发公司是具有组织级的PMO，公司内只有一个实验室做测试用。小明和小红都是公司的PM。去年2月，小红被任命为“A产品开发”的PM，项目优先度为3。同年3月小明被任命为“AAA产品开发”的PM，项目优先度为5。两个项目都需要进行产品测试，因此在实验室的使用时间上发生了冲突。 冲突信息调查
PMO已经在组织内部建立了项目优先级制度，并且认为确立项目优先级的其中一个重要作用就是解决资源冲突。尽管小红的项目优先级低于小明的项目，但在这种情况下，简单的使用优先级规则并不适合，因为优先级破坏了实验室“先到先得的规则”，而且为低优先度的项目增加了不确定性，挫伤了小红团队的整体积极性。
因此，PMO在决策之前进一步调查十分有必要。
经调查PMO得到以下有用信息：
1）根据公司项目管理流程规定，PM在签订合同前，应就项目进度、成本、风险做出合理评估，交给客户的方案建议书必须得到PM的确认。小明在项目投标阶段，应考虑到公司资源（实验室）的可用状况，应在给客户承诺前考虑这一因素。因此，PMO认为造成资源冲突的原因是小明在项目投标阶段的工作失误。
2）合同签订后，小明仍然没有确认公司可用资源的情况，而是直接假设资源可用，因此，PMO认为小明的项目计划存在缺陷。
3）PMO考察了小红负责的项目的现状，发现实验室使用时间无法压缩，并且无法将测试时间提前。如果测试时间延后，则存在无法向小红的客户交代的问题。而且由于其他团队的计划失误让小红团队做出牺牲会有失公平，甚至会引发小红团队整体的消极对立情绪。
解决方案
PMO分析收集到的信息，邀请小明，小红，实验室负责人，以及公司内部相关利益者参加会议，寻求解决方案。经商讨，PMO提出由小明的项目团队从外部租赁实验室，项目成本由小明的项目团队承担，过程中，公司实验室负责人会对小明提供帮助。
对策分析
从案例中我们可以看出，项目间发生冲突的原因是由于资源匮乏，计划不周，环境变化所造成的。如果引用简单呆板的处理规则，会对团队人员的积极性有很大的打击，甚至有可能伤害到客户关系。以下是一些PMO在处理项目冲突时的常用措施。
1.为稀缺资源建立共享日历，或共享管理系统。在所有项目成员中共享，避免不必要的冲突。
2.建立资源分配先到先得的原则
3.建立项目优先级规则：通常情况下服从于“先到先得”的原则，在“极其特殊的情况”下高优先度的项目可以占用其他已经预定的资源，其他部门必须配合。但所涉及的PM、项目发起人、PMO有责任对被冲突的项目造成的损失负责。而且此情况必须得到高层管理者的书面正式批复，PMO必须保证这种情况是极少数的。避免大量出现“特殊状况”而导致公司项目管理制度混乱，效率下降。
4.制定风险应对方案：PMO在设立时，应考虑到公司多项目而可能造成的稀缺资源，并提前寻找解决方案，如外包，租用设备等等。
5.鼓励公司内部项目经理的沟通与交流：PMO应营造公司各PM间多沟通交流的公司环境，并鼓励PM就资源冲突直接进行协商。但同时应在PM间无法达成一致时，由PMO提供必要支援，进行统一协调。
PMO有责任在组织内部建立处理项目间冲突的规则和制度，同时PMO还有责任直接参与项目冲突的处理过程。