施工企业项目办公室工作探讨

时间：2019-02-20　　来源：《中外企业家》作者：中铁一局集团新运工程有限公司机养公司陈莹莹

随着建筑市场竞争加剧，建筑企业的工作遇到了前所未有的复杂性、多变性和竞争性，也给施工企业现场办公室工作提出了更高更新的工作要求。施工企业现场办公室工作集信息、协调、督办、监督、公文机要、会议接待、法律信访、印信、礼仪及决策参谋等综合职能于一身,既是机关管理工作承上启下的枢纽，又是与业主、政府机构联系的桥梁,其工作质量直接关系到企业的整体管理水平和发展。所以,加强施工企业现场办公室工作,对于进一步强化施工企业的管理水平,推动其又好又快发展,具有重要意义。

一、现场办公室的基本工作

施工企业通常是以一个企业的派出机构形式在某个战略地区开展经营工作，而现场办公室则是为施工企业完成各项经营任务而设置的办事机构。其职能可以概括为“参与政务、管理事务”。参与政务是指从现场实际出发，对开拓地区的政策法规、发展战略、人文环境、经营环境、投资环境等进行调查研究，综合情况做好信息工作，协助领导进行决策；管理事务指对文件、印信、会务、信息、接待、调研、督办及其它工作进行有序管理。

二、规范项目办公室的基础工作，提高项目管理水平

项目办公室的工作性质决定了它是联系各部门的纽带，其工作质量会直接影响项目的整体管理水平。一些常规性的工作，看似简单而平凡，但不能有半点疏忽和怠慢。公文是单位间交流、沟通的重要工具，具有极强的权威性和严肃性，所以，行文时一定要按公文处理规章的要求办理，严格审批、签发手续，注意文件内容的真实性、可行性及文种格式等；印章的使用要规范，必须先审批文件，而后才能使用，并进行详实的登记，确保印章保管和使用的安全合法，从源头上防止有损企业利益的行为发生；项目用车要实行派车单制度，确保行车安全，控制油料消耗；定期召开工程例会、办公会、班前会等，及时通报情况、沟通思想、达成共识，做到科学决策；建立健全项目值班制度，做好电话记录和交接班工作，保证项目安全和信息畅通；充分发挥项目办公室的服务功能和协调功能，促进项目整体功能的发挥，提高项目管理水平。

三、提高素质，规范行为，发挥好窗口作用

对于施工企业来说，施工一线是企业的主战场，项目办公室就是企业与社会进行广泛交流的重地。不论是接待来访、外出办事，还是会议招待、电话联系……在诸多与外界交往的机会中，会接触到不同阶层、不同职业、不同身份、不同地位、不同民族的人。

项目办公室人员的一言一行，一举一动，都将关系到企业的形象。因此，办公室人员要树立良好的职业道德和行为规范，在与外界的交往中讲究企业交际礼仪，诚实守信，为企业树立良好的形象。

四、培养复合型人才，提高工作效率和水平

项目办公室多为综合型办公室，职能较多，工作任务繁重，所以，办公室人员要具备多方面的才能。除秘书专业知识外，还应懂得相关的法律法规、公共关系、计算机应用等知识；另外，还应具备较强的办事能力、组织协调能力、调查研究能力和信息处理能力，具备一定的政策理论水平。只有具备这些知识和能力，才能保质保量完成各项任务，协调好与地方的关系，与机关保持信息畅通，确保各项工作正常运转。在办公室队伍的建设中，可以接收一部分应届毕业生充实到基层办公室队伍，或者通过送外培训和内部帮带的方式，培养一批精通业务、人员相对固定的文秘队伍。

五、掌握沟通协调方法，提高综合协调能力

施工企业现场办公室是联系企业机关、业主和政府机构等部门的桥梁,为了使施工现场各项工作持续、协调、稳定地发展，办公室必须加强综合协调工作，理顺各方面关系、化解内外部矛盾，提高办事效率。

1、积极获取信息，准备充分当面临一个具体协调事件时，应该通过详细调查，收集有关信息，并积极了解领导的意图；同时要准备一些必要的资料、文稿等，为下一步工作做好充分准备。

2、发现问题，分析问题，制定方案协调的过程就是发现问题和解决问题的过程。抓住矛盾就抓住了问题，通过分析，理出问题的成因、本质、主次，最后找出解决问题的关健，制定出协调实施方案。

六、加快网络现代化办公系统建设，提高管理效益

施工企业现场通常远离企业总部，项目点多、分散，要使战略片区的各项管理工作上

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